Robotic Process Automation: Einführung und Relevanzkriterien

Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist im Zeitalter der Digitalisierung in aller Munde, aber was bedeutet RPA für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse und den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter? Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es, welche Probleme lassen sich mit RPA lösen und welcher Mehrwert hieraus generieren?

Robotic Process Automation bezeichnet im Allgemeinen die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe von Softwarerobotern. Die Softwareroboter übernehmen hierbei analog eines Anwenders die Ausführung von Aufgaben und Prozessschritte auf dem Computer. Basierend auf einem hinterlegten Arbeitsablauf aus Logikbausteinen, Regelwerken, Sequenzen und Workflows, interagiert der Softwareroboter wie ein Sachbearbeiter mit den bestehenden Anwendungen, Schnittstellen und Umgebungen auf der Benutzeroberfläche.

Das Ziel: Kosten- und Zeitaufwand bei langwierigen Prozessen reduzieren

Ziel der Automatisierung mit Hilfe eines Software Roboters ist es, manuelle Arbeitsschritte für den Sachbearbeiter zu reduzieren, die Durchlaufgeschwindigkeit von Prozessen zu erhöhen und fehleranfällige Dateneingaben zu vermeiden, um Mitarbeiter bei täglichen Arbeitsabläufen zu unterstützen, Zeit – und damit einhergehender Kosten – zu senken und die Leistung zu verbessern.

RPA als Brückenlösung zur integrativen Automatisierung

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch zu verstehen, dass Automatisierungen durch Softwareroboter eine integrative Automatisierung auf System und Schnittstellenebene langfristig nicht ersetzen sollten. Vielmehr sollen Sie dabei helfen, kurzfristig und einfach Prozessschritte zu automatisieren, welche bis dahin nicht durch die Systeme und Schnittstellen selbst abgedeckt oder ausgeübt werden können. Eine integrative Automatisierung innerhalb der bestehenden Systeme und Schnittstellen ist langfristig immer vorzuziehen.

Dennoch sind Anpassungen an Systemen und Schnittstellen oft komplex, aufwändig, mit hohem Risiko versehen und erfordern eine lange Umsetzung bis zur Inbetriebnahme. Bis Systeme und entsprechende Schnittstellen angepasst werden um integrativ die Prozessschritte ausführen zu können, ist RPA eine geeignete, schnell umsetzbare und kostengünstige mehrwertbringende Lösung.

RPA in der Praxis: Auswahl geeigneter Prozesse

Welche Kriterien sollten für die Entscheidung, ob RPA für einen Geschäftsprozess in Frage kommt herangezogen werden? Wir unterscheiden hierbei zwei Ebenen: Auf der ersten, der Business Ebene, kommt RPA in die engere Auswahl, wenn folgende Punkte zutreffen:

  • Der Prozess verursacht hohe Kosten und Zeitaufwände
  • Der Prozess hat einen hohen Grad an manuellem Aufwand
  • Der Prozess hat eine hohe Durchlaufzeit (zeitintensiv)
  • Der Prozess wird häufig ausgeführt

Auf der zweiten, der technischen Ebene, sollte zudem folgendes zutreffen:

  • Der Prozess ist regelbasiert
  • Der Prozess ist wiederholbar
  • Der Prozess hat wenige Ausnahmen
  • Der Prozess unterliegt wenigen Änderungen
  • Der Prozess hat strukturierten und digitalen Input
  • Die Prozessschritte können auf der Benutzeroberfläche des Computers erfolgen
  • Anwendungen, Systeme und Schnittstellen müssen eine Navigation und Bearbeitung der Felder und Daten durch die Software ermöglichen

Fazit

RPA kann dabei helfen langwierige Prozesse mit hohem manuellen Aufwand durch Automatisierung mit Hilfe eines Softwareroboters deutlich zu beschleunigen. Dabei sollte RPA als Brückentechnologie auf dem Weg zu einer vollständig integrierten Lösung betrachtet werden. Um herauszufinden, ob RPA für einen bestimmten Geschäftsprozess geeignet ist, sollte dieser sowohl auf technische Kriterien, als auch mit Bezug auf den Business Case überprüft werden.

Im nächsten Teil zeigen wir, wie ein Geschäftsprozess konkret mit Hilfe der Sofware UiPath optimiert werden kann.

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