Raiffeisenverband Salzburg (RVS): Qualitätsgesichertes Informationsmanagement in Confluence

Der Raiffeisenverband Salzburg (RVS) erneuert sein Informationsmanagementsystem und angeschlossene Prozesse. Mit der neuen Lösung von it-economics auf Basis von Atlassian Confluence können nun Dokumente gemeinsam bearbeitet, verwaltet und verteilt sowie Lese- und Freigabeprozesse gesteuert werden. Gleichzeitig wurde die Kommunikation effizienter gestaltet und für mehr Revisionssicherheit gesorgt.

Kunde

Der Raiffeisenverband Salzburg (RVS) ist die Landeszentrale der Raiffeisenbankengruppe Salzburg und stellt zusammen mit 56 unabhängigen Raiffeisenbanken und insgesamt 124 besetzten Bankstellen die größte Bankengruppe im Bundesland Salzburg (Österreich) da

Keyfacts zum Projekt

  • Informationsmanagementsystem für 56 selbständige Raiffeisenbanken mit 124 angeschlossenen Filialen
  • Implementierung einer individuellen Informationsmanagementlösung auf Basis von Atlassian Confluence
  • Auswahl und Integration von Confluence Plugins für Workflows und Automatisierung
  • Entwicklung von individuellen Confluence Add-Ons
  • 1 Jahr Projektlaufzeit, Unterstützung als Atlassian Solution Partner, Atlassian Developer und Atlassian Administrator

Ausgangslage / Herausforderung

Verschiedene Dokumente, wie zum Beispiel Fachinformationen, Governance Informationen oder Musterverträge werden von einer zentralen Redaktion des Bankenverbands erstellt und müssen an viele Teilbanken verteilt und dort angepasst werden können. Bisher wurde für die Erstellung der Dokumente durch die zentrale Redaktion vor allem Microsoft Word und Excel genutzt, diese wurden dann per E-Mail an die unterschiedlichen Teilbanken versendet und dort wieder mit Microsoft Office weiterbearbeitet. Dadurch fehlte eine Möglichkeit zur einfachen Zusammenarbeit und auch die Qualitätssicherung sowohl in der zentralen Redaktion als auch in den Fachredaktionen war sehr aufwendig. Durch die Kommunikation über E-Mails fehlte auch oft der Überblick und viele einfache Aufgaben mussten manuell erledigt werden, so dass weniger Zeit zur Sacharbeit blieb. Die Beschlusslage der einzelnen Teilbanken wurde so zudem nicht zentral erfasst, was auch die Revisionsprüfung aufwendig machte.

Unsere Lösung und Projektumsetzung

it-economics schlug eine Lösung auf Basis von Confluence und passenden Erweiterungen vor. Bearbeitung und Speicherung von Wissen und Dokumenten – dafür ist Atlassian Confluence ideal geeignet! Durch die Installation von Confluence ist es der Bank nicht nur möglich, den in den Anforderungen genannten Prozess abzubilden, sondern das Tool kann auch verwendet werden, um besser bei anderen Dokumenten zusammenzuarbeiten. Zur Abbildung der Workflows, also zum Beispiel den Ablauf der Freigaben in der zentralen Redaktion, aber auch in den einzelnen Teilbanken, kommt Comala Workflows, ein Marketplace Add-on für Confluence, zum Einsatz. Das Tool eignet sich optimal, um komplexe Prozesse mit vielen Beteiligten in Confluence abzubilden. Mit Scriptrunner für Confluence kommt ein weiteres Add-On zum Einsatz. Hier wird das Add-On dazu genutzt, um Dokumente, welche von der zentralen Redaktion freigegeben wurden, automatisiert an die einzelnen Teilbanken zu verteilen. Ein selbstentwickeltes Feature von Scriptrunner fordert und erfasst Lesebestätigungen der entsprechenden Mitarbeiter. Zwei weitere selbst entwickelte Add-Ons verknüpfen zum einen die Seiten der zentralen Redaktion mit den Seiten in den einzelnen Teilbanken, damit Änderungen im Musterdokument in die Teilbanken propagiert werden und zum anderen zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, welche Skripte ScriptRunner ausgeführt hat. Das sorgt für Revisionssicherheit.

Ergebnis / Vorteile

Mit der neuen Lösung mit Atlassian Confluence können beim Raiffeisenverband Salzburg (RVS) nun Dokumente zentral verwaltet und an die unterschiedlichen Teilbanken verteilt werden. Auch Lesebestätigungen und neue Freigabeprozesse sind kein Problem. Somit können Prozesse, welche bisher mit Excel und Microsoft Word abgewickelt wurden, nun in einem einzigen Tool verwaltet werden. Damit hast sich die Anzahl der E-Mails drastisch reduziert. Gleichzeitig kann das Tool auch für Zwecke eingesetzt werden, die anfangs nicht geplant waren. So wird Confluence bei der RVS sehr aktiv genutzt, auch um verschiedene andere Texte zu erstellen und auch, um Dokumentationen zu verwalten.

 

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Heidi Mayer
Consulting Lead – Business Line Atlassian
Senior Atlassian Consultant
atlassian@it-economics.de
+49 89-215 488 0-0