Robotic Process Automation: eine Erfolgsgeschichte im Rahmen der Digitalisierung für Syneco

Im ersten Teil dieser Blogserie haben wir erklärt, was Robotic Process Automation (RPA) ist und unter welchen Umständen RPA zum Einsatz kommen kann. Der folgende Beitrag soll helfen, am Beispiel der Zusammenarbeit mit Syneco, einer der führenden Provider für Dienstleistungen der Energiebeschaffung, einen Einblick in die Einsatzmöglichkeiten mit praxisorientierter Umsetzung von RPA zu schaffen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im gemeinsamen RPA Projekt bei Syneco war neben dem fundierten Know-How der it-economics Berater im Bereich RPA auch die Auswahl der passenden und rentablen Prozesse zur Automatisierung.

Zu Beginn: Analyse potenzieller Prozesse

Grundsätzlich lassen sich nicht alle Prozesse mit Hilfe von Softwarerobotern automatisieren und eine geeignete Definition der Ziele, die Identifikation potenzieller Prozesse und deren eingehende Analyse sind die ersten Meilensteine in der erfolgreichen Umsetzung eines RPA-Projekts.

Um eine geeignete Auswahl an möglichen Kandidaten für die Automatisierung durch Softwareroboter zu finden, wurden gemeinsam mit Syneco Mitarbeitern aus IT und den Fachbereichen Settlement, Trading, Portfoliomanagement und Finance im Rahmen der Prozessanalyse die Einsatzpotentiale verschiedener Geschäftsprozesse validiert und für eine folgende Umsetzung priorisiert. Hierbei wurden Prozesse mit Hilfe von Bewertungs- und Kriterienkatalogen sortiert, wie den im ersten Teil dieser Serie vorgestellten, um RPA -Kandidaten zu identifizieren und anschließend in eine priorisierte Liste zu überführen.

Automatisierung des Settlement-Prozesses

Innerhalb der Prozessidentifikation und Auswahl stellte sich im Settlement „Beginn of Day“ der Anwendungsfall zum Abgleich gehandelter Trades zwischen Bestandsystem und der online Tradingplattform als einer der vielen geeigneten Prozesse zur Automatisierung mittels RPA dar. Innerhalb des Prozesses kommen verschiedene Systeme und Anwendungen zum Einsatz, in denen die Sachbearbeiter eine Reihe von sich wiederholenden zeitaufwändigen Arbeitsschritten ausführen. So mussten beispielsweise Marktdaten aus verschiedenen Anwendungen und Plattformen, zwischen denen es bis dahin keine direkte Schnittstelle gab, extrahiert, durch logische Regelwerke zueinander in Beziehung gebracht, ausgewertet, geprüft und zur Weiterverarbeitung strukturiert werden.

Umsetzung einer RPA-Lösung mit UiPath

Bei der für die Prozesse technischen Entwicklung der Roboter kamen Softwareroboter aus dem Hause UiPath zum Einsatz. Diese lassen sich über eine greifbare, einfache Bedienbarkeit auf einer funktionsreichen Entwicklungsumgebung intuitiv ohne Scripting und Programmierung entwickeln und modellieren.

Basierend auf Logikbausteinen, den sogenannten „Aktivitäten“, wurden unter Festlegung von Regelwerken und Entscheidungen einzelne Sequenzen und Abläufe erstellt, die dann in Workflows überführt wurden und über den Softwareroboter ausgeführt werden konnten.

Unabhängig von den verwendeten Datenquellen aus webbasierten Anwendungen, Java- oder SAP-Systemen ermöglicht UiPath eine schnelle und intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Desktop- oder Citrix-Umgebungen.

Umfangreiche Galerien mit Vorlagen und vorkonfigurierten Aktionen innerhalb der UiPath-Community und UiPath Academy ermöglichen einen schnellen effizienten Know-How Aufbau und Schulungen von Mitarbeitern und eine innovative, stetig wachsende Weiterentwicklung von RPA und der UiPath Plattform.

Erweiterung mit BPM

Um sicherzugehen, dass automatisierte Prozesse auch den Geschäftsprozessen und den entsprechenden Sachbearbeitern zugeordnet werden können, sowie gesamte Geschäftsprozesse und darin enthaltene Tasks auf der Makro-Ebene mittels Serviceaufrufe automatisiert werden können, wurden darüber hinaus Roboter und Workflows in eine BPM Engine integriert und so eine nachhaltige Automatisierung von Geschäftsprozessen über Arbeitsplatzebenen hinweg und für ausstehende Audits transparent automatisiert.

Fazit: Erheblich reduzierte Durchlaufzeiten und erhöhte Prozessqualität

Nach erfolgreicher Automatisierung zahlreicher Prozesse wurden die Durchlaufzeiten von Prozessen erheblich verringert und eine damit einhergehende Senkung der Kosten erreicht. Auch wurde die Prozessqualität insgesamt verbessert, indem zahlreiche manuelle Fehlerquellen, beispielsweise bei der Datenübertragung, nun nicht mehr auftreten können. Darüber hinaus konnten analoge Datenspeicher, wie Papierausdrucke, deutlich reduziert werden. Die Ausführung der Prozessschritte kann nun zeitgesteuert rund um die Uhr jeden Tag der Woche unter Erfüllung von Compliance- und Auditanforderungen erfolgen.

Insgesamt konnte der bisherige manuelle Aufwand von 360 Minuten pro Woche auf lediglich 54 Minuten pro Woche reduziert werden – ein Effizienzgewinn von 306 Minuten, beziehungsweise 85 Prozent.

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