Atlassian Confluence Plugins #4 – “Better Content Archiving for Confluence”

In meinem letzten Artikel habe ich einen Auszug aus der Better Exporter Familie von Midori vorgestellt, mit denen sich Inhalte aus Jira heraus automatisiert in verschiedenen Formaten exportieren und weiterverarbeiten lassen. Mit diesem Artikel möchte ich auf ein Standardproblem von Wikis, sei es Wikipedia, ein Firmen-Wiki, oder ein Intranet, eingehen. Wie kann sichergestellt werden, dass die Inhalte des Systems noch aktuell, relevant oder überhaupt genutzt sind.

Eine Möglichkeit hierfür ist es, einen manuellen Prozess mit „Gärtnern“ zu etablieren, wobei hier verschiedene User die Aufgabe haben, ihren Bereich aktuell und sauber zu halten. Aus unserer Erfahrung ist dieses System für kleine Instanzen mit weniger als 1000 Seiten noch nutzbar, sobald das Wiki aber größer wird, braucht der Gärtner toolbasierte Hilfe.

An dieser Stelle kommt auch bei uns das Tool “Better Content Archiving for Confluence” von Midori zu Einsatz. Zwei Kernfunktionen dieses Tools sind für uns primär von Relevanz:

  1. Für den User wird eine Aktualitäts-Ampel in der Kopfleiste ein jeder Seite hinzugefügt, so dass unmittelbar erkennbar ist, ob die angezeigte Seite aktiv gepflegt und von vielen Anderen aufgerufen wird. Zeigt die Ampel jedoch rot, ist für jeden Anwender klar, dass die angezeigten Informationen kritisch zu hinterfragen sind.

  2. Neben der Aktualitätsampel bietet das Tool zusätzlich die Möglichkeit, vordefinierte Aktionen auszuführen. So ist es möglich Inhalte an User zur Wiedervorlage zu übermitteln oder auch direkt zu archivieren. Natürlich ist es auch möglich die Archivierung manuell durchzuführen.

BetterContentArchiving-Confluence_Settings.png

An dieser Stelle möchte ich auch den Artikel meines Kollegen Dominik empfehlen, in dem er auf die Umsetzung von qualitätsgesichertem Informationsmanagement in Confluence eingeht.

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