Weihnachten mit Deming – Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Projektmanagement und Qualitätsmanagement

Wieder geht ein Jahr zu Ende und Weihnachten steht vor der Tür. Für die meisten Menschen ist dies eine Zeit des Zurückblickens. Wir erinnern uns an die großen Ereignisse der vergangenen Monate. Daran, was gut für uns gelaufen ist, und daran, was wir gerne vermieden hätten. Es ist auch die Zeit der Vorsätze für das kommende Jahr. Wir nehmen uns etwas vor, was für uns wichtig ist. Etwas, was im neuen Jahr besser werden soll als bisher.

Auch für Projekte bedeutet Weihnachten oft ein Moment des Innehaltens. Die letzten großen Produkt-Releases wurden Anfang Dezember ausgeliefert, letzte Fehler wurden notfalls noch per Hotfix korrigiert. Alles ist bereits für das Geschäft im neuen Jahr. Bevor sich die Kolleginnen und Kollegen in den Weihnachtsurlaub verabschieden, wird noch einmal zurückgeblickt auf die vergangenen Monate. Vielleicht sollte man das Konzept im nächsten Jahr noch früher fertigstellen und noch besser mit den Kunden abstimmen. Vielleicht mehr Zeit für den Test einräumen. Aber dafür war die Zusammenarbeit zwischen Fachseite und Entwicklung besser denn je. Diese und andere Themen werden in vielen Unternehmen immer wieder betrachtet, nicht nur kurz vor Weihnachten.

Genau genommen betreiben wir dabei alle Qualitätsmanagement. Wir planen etwas, beginnen mit der Ausführung, prüfen begleitend die Ergebnisqualität und passen nach Bedarf den Plan an. Dies gilt für Projekte genauso wie für Weihnachten. Geschenke müssen rechtzeitig gekauft werden, Projekte müssen Ergebnisse in Time, Budget und Quality liefern.

Auch in der Vergangenheit haben sich viele Menschen Gedanken dazu gemacht. Mit einem Namen lässt sich das immer wiederkehrende Planen – Ausführen – Prüfen – Nachsteuern besonders gut verbinden: William Edwards Deming.

Deming wurde am 14. Oktober 1900 in Sioux City, Iowa, USA geboren. Er war Physiker, Statistiker und vor allem ein Pionier darin, was wir heute Qualitätsmanagement nennen. Mit seiner Arbeit hat er eine neue Sicht auf Unternehmen entwickelt. Demnach sind die Prozesse eines Unternehmens ein Haupteinflussfaktor auf die Ergebnisse, die ein Unternehmen liefert. Gute Prozesse ermöglichen bessere Arbeitsergebnisse als weniger gute Prozesse. Daraus ergibt sich konsequenter Weise das Bestreben, bestehende Prozesse immer weiter verbessern zu wollen. Diese Sichtweise findet sich heute in den diversen Qualitätsnormen und Methoden des Qualitätsmanagement wieder.

Deming starb schließlich im Alter von 93 Jahren am 20. Dezember 1993. Er hinterließ uns etwas, was heute als PDCA-Zyklus oder kurz als Deming-Kreis bekannt ist. Die Buchstaben P-D-C-A stehen für Plan – Do – Check – Act und beschreiben damit die vier Phasen des von Deming entwickelten Problemlösungsprozesses, welcher auch als Kernelement eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden kann. Wendet man den PDCA-Zyklus auf die Prozesse eines Unternehmens an, dann erhält man zusammen mit einer prozessorientieren Arbeitsweise im Unternehmen so etwas wie einen Motor für eine kontinuierliche Optimierung der Ergebnisleistung und der Ergebnisqualität. In CMMI zum Beispiel bilden die Prozessgebiete OPD (Organizational Process Definition), OPF (Organizational Process Focus) und PPQA (Process and Product Quality Assurance) zusammen diesen Motor. Auch Six Sigma und Kaizen machen ausgiebig vom PDCA-Zyklus Gebrauch. Bei Six Sigma heißt es übrigens nicht PDCA, sondern DMAIC, was für Define-Measure-Analyze-Improve-Control steht.

Wer mit dem PMBOK des Project Management Institute vertraut ist, findet auch hier etwas Ähnliches wie den Deming-Kreis wieder. Es werden Pläne erstellt, nach denen das Projekt durchgeführt wird. Regelmäßiges Monitoring und Controlling zeigt ggf. Abweichungen auf, die zu Plananpassungen führen. Am Ende des Projekts werden Lessons Learned Workshops durchgeführt und alle wesentlichen Projektdaten in der Wissensdatenbank gesichert. Idealerweise werden Lessons Learned Workshops nach jeder Projektphase durchgeführt. In den agilen Methoden ist dies noch deutlicher verankert, zum Beispiel mit den Retrospektiven im Scrum.

Es gibt allerdings Unterschiede zwischen dem PDCA-Zyklus von Deming und den Prozessgruppen Planning – Executing – Monitoring and Controlling im PMBOK. Das A für Act aus dem Deming-Zyklus ist im Monitoring and Controlling aus dem PMBOK enthalten und wird daher im PMBOK nicht als eigenständige Prozessgruppe geführt. Berücksichtigt man diese Selbstverständlichkeit im PMBOK, erscheinen die beiden Modelle sogar identisch. Worin besteht also der Unterschied zwischen den beiden Modellen?

Der Unterbeschied besteht darin, was in den Phasen Plan und Do bzw. in den Prozessgruppen Planning und Executing geplant und ausgeführt wird und was in der Prozessgruppe Monitoring and Controlling bzw. in den Phasen Check und Act geprüft und gehandelt wird. Im Projektmanagement liegt der Fokus darauf, wie die Inhalte und der Umfang eines Projekts definiert und umgesetzt bzw. geliefert werden können. Dabei werden immer der gesamte Scope und alle Ziele eines Projekts betrachtet. Im PDCA-Zyklus nach Deming werden in der Phase Plan mögliche Verbesserungspotentiale identifiziert, der Ist-Zustand eines Prozesses analysiert und Verbesserungsmaßnahmen konzipiert. Diese Maßnahmen werden in der Do-Phase zunächst prototypisch in einer begrenzten Umgebung ausprobiert und in der Check-Phase auf ihre Wirksamkeit hin überprüft. Maßnahmen, die sich in der Check-Phase bewährt haben, werden schließlich in der Phase Act im Unternehmen etabliert und institutionalisiert. Üblicherweise ist die letzte Phase des PDCA-Zyklus die mit Abstand aufwändigste Phase im gesamten Zyklus.

Es gibt allerdings einen Weg, wie man die Erkenntnisse von Deming auch für das Projektmanagement nutzen kann. Indem man zum Beispiel ein PMO einsetzt, welches die Projektmanagementprozesse kontinuierlich bewertet, Verbesserungspotentiale identifiziert, hieraus Prozessoptimierungen ableitet, diese in einzelnen Projekten auf die erwartete Wirksamkeit hin testet und schließlich als Standard für alle betreuten Projekte etabliert. Somit ist ein PMO mehr als nur eine Entlastung für die Projektleiter. Es hilft dabei, das Projektmanagement zu verbessern.

Wenn Sie nun also überlegen, wie Sie dieses Jahr Weihnachten gestalten wollen, welche Geschenke Sie für Ihre Lieben kaufen werden, was es als Weihnachtsessen geben wird und wann Sie wen an Weihnachten besuchen werden, dann ist das nichts Anderes als Projektmanagement. Natürlich ohne Projektpläne und Statusberichte, aber mit vorgegebenem Zeitrahmen, Budget und Qualitätsanforderungen. Ihre Lieben sollen schließlich ein schönes Weihnachten erleben.

Wenn Sie aber während oder nach dem Projekt Weihnachten 2015 darüber nachdenken wollen, was Sie im nächsten Jahr besser machen können, dann geht es um Qualitätsmanagement. Ihre Verbesserungsmaßnahmen für das Geschenkekaufen können Sie sogar vor dem nächsten Weihnachten ausprobieren: Nutzen Sie die Geburtstage Ihrer Lieben!

Bleibt noch der Jahreswechsel, die Zeit der guten Vorsätze für das neue Jahr. Einen Vorsatz können Sie für sich nun mitnehmen: Beschäftigen Sie sich mit Deming und seinem PDCA-Zyklus. Es wird sich auf jeden Fall lohnen – für das nächste Weihnachten und für noch viel mehr.