Qualitätsgesichertes Informationsmanagement in Confluence

Informations- und Wissensmanagement stellt Organisationen in verschiedensten Größen und Tätigkeitsfeldern vor Herausforderungen: Wo und in welcher Form sollten Informationen innerhalb der Organisation bereitgestellt werden? Wie können dabei auch verteilte Teams in einem möglichst einfachen Workflow zusammen arbeiten? Mit Atlassian Confluence bieten wir hierfür seit Jahren ein erprobtes Tool an, das sich zudem an unterschiedlichste Anforderungen anpassen lässt.

Der Raiffeisenverband Salzburg ist ein Verbund von über 50 Teilbanken in der Region Salzburg. Verschiedene Dokumente, wie zum Beispiel Fachinformationen, Governance Informationen oder Musterverträge werden von einer zentralen Redaktion erstellt und müssen an viele Teilbanken verteilt werden und sollen dort angepasst werden können. Dabei ist die zentrale Redaktion wiederum in mehrere Fachredaktionen sowie Redaktion, die für die Überprüfung und Zusammenführung der Dokumente aus den Fachredaktionen zuständig ist, unterteilt. In der Redaktion bearbeitet ein Fachredakteur erst ein Dokument, dann muss es von einem anderen Mitglied der Fachredaktion überprüft werden und dann von einer Redakteurin in der Hauptredaktion nochmals überprüft und wird schließlich an die einzelnen Teilbanken verteilt. Bei den einzelnen Teilbanken sollen die Dokumente nochmals angepasst werden und als bestimmte Beschlussart beschlossen werden können. Dabei ist es möglich, ein Datum festzulegen, nach dessen Ablauf ein Beschluss erneut überprüft werden muss. Bei der kompletten Lösung muss auf Revisionssicherheit geachtet werden.

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Die bisherige Lösung und seine Probleme

Bisher wurde für die Erstellung der Dokumente durch die zentrale Redaktion vor allem Microsoft Word und Excel genutzt, diese wurden dann per E-Mail an die unterschiedlichen Teilbanken versendet und dort wieder mit Microsoft Office weiterbearbeitet. Dadurch fehlte eine Möglichkeit zur einfachen Zusammenarbeit und auch die Qualitätssicherung sowohl in der zentralen Redaktion als auch in den Fachredaktionen war sehr aufwendig. Die Beschlusslage der einzelnen Teilbanken wurde nicht zentral erfasst, was auch die Revisionsprüfung aufwendig machte. Durch die Kommunikation über E-Mails fehlte auch oft der Überblick und viele einfache Aufgaben mussten manuell erledigt werden, so dass weniger Zeit zur Sacharbeit blieb.

Unsere Lösung

Atlassian Confluence - Das Tool zur Zusammenarbeit

Bearbeitung und Speicherung von Wissen und Dokumenten - dafür ist natürlich Atlassian Confluence ideal geeignet! Durch die Installation von Confluence ist es der Bank nicht nur möglich, den in den Anforderungen genannten Prozess abzubilden, sondern das Tool wird jetzt auch verwendet, um besser bei anderen Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Comala Workflows - Arbeitsabläufe in Confluence abbilden

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Zur Abbildung der Workflows, also zum Beispiel den Ablauf der Freigaben in der zentralen Redaktion, aber auch in den einzelnen Teilbanken, haben wir Comala Workflows, ein Marketplace Add-on für Confluence, eingesetzt. Das Tool eignet sich ideal, um komplexe Prozesse mit vielen Beteiligten in Confluence abzubilden. Damit war es uns möglich, zusammen mit der Bank zuerst die bereits existierenden Prozesse in Comala Workflows zu modellieren und dann in der erweiterten Konfiguration für Comala Workflows durch kleine Skripte zum Beispiel die Möglichkeit einzubauen, Beschlüsse mit Ablaufdatum festzulegen.

ScriptRunner - Automatisierung in Confluence 

Zur Verteilung der Seiten an die Teilbanken benutzen wir ScriptRunner für Confluence, ein weiteres Marketplace Add-On. ScriptRunner stellt verschiedene Dialoge bereit, mit denen das Schreiben von Programmen für Confluence vereinfacht wird und somit die von uns entwickelten Scripte leicht nachträglich von der Bank angepasst werden können. Wir haben das Add-On genutzt, um Dokumente, welche von der zentralen Redaktion freigegeben wurden, automatisiert an die einzelnen Teilbanken zu verteilen.

Zusätzlich haben wir mit ScriptRunner eine Lesebestätigung implementiert, die für beliebige Gruppen und Nutzer für beliebige Seiten in Confluence angefordert werden kann und, falls ein Nutzer zu einer neuen Gruppe hinzugefügt wird, auch vom neuen Nutzer eine Lesebestätigung anfordert. Dies gab es bis jetzt noch nicht als Marketplace Erweiterung - mit ScriptRunner war die Lesebestätigung jedoch schnell umgesetzt.

In-house entwickelte Add-Ons - ungeahnte Erweiterungsmöglichkeiten 

Für komplexe Anpassungen, welche sich nicht mit ScriptRunner abbilden lassen, entwickeln wir auch eigene Confluence Add-ons. In diesem Fall haben wir zwei Add-Ons entwickelt: ein Add-on, das die Seiten der zentralen Redaktion mit den Seiten in den einzelnen Teilbanken verknüpft, damit Änderungen im Musterdokument in die Teilbanken propagiert werden. Ein weiteres Add-on ermöglicht es zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen, welche ScriptRunner Skripte ausgeführt wurden und sorgt somit für Revisionssicherheit.

Confluence und alle Erweiterungen im Zusammenspiel

Mit der Vielzahl an Anpassungsmöglichkeiten lässt sich Atlassian Confluence für jegliche Formen von Dokumenten- und Wissensmanagement verwenden und beliebig automatisieren. Mit unserer Lösung ist es dem Raiffeisenverband Salzburg nun möglich, den Prozess zum Management von Dokumenten voll digital auf einer zentralen Plattform durchzuführen. Somit ist es einfacher, tatsächlich produktiv zu arbeiten und den administrativen Aufwand minimal zu halten. Confluence wird nun sehr aktiv genutzt und inzwischen auch für die Zusammenarbeit außerhalb des beschriebenen Falls verwendet. 

Unsere Arbeit

Wir arbeiten in engem Kontakt mit dem Kunden, um die Anforderung zu verstehen und dann auch in wenigen Tage schon eine Testumgebung bereitzustellen, um sowohl alles individuell anpassen zu können als auch sofort die von uns entwickelten Systeme zu testen. Zum einfachen Austausch richten wir einen Chatroom ein, über welchen wir schnell und unkompliziert mit dem Kunden kommunizieren zu können, um schnelle Entwicklungszyklen zu haben. Bei der Installation von Confluence unterstützt Sie unser IT-Team - egal ob Managed Hosting bei uns, Hosting bei Providern wie z.B. AWS oder Hosting auf dem eigenen Server. Einfach anfragen!