Gemeinsame, abgestimmte Meeting Notes ohne E-Mail Chaos – geht das?

Meetings und regelmäßige Abstimmungstermine gehören bei uns allen irgendwie zum Alltag. Sie werden meist aufgesetzt, um den Informationsaustausch zu fördern und wichtige Themen effizient voranzutreiben – doch wenn wir darüber nachdenken, haben wir häufig nicht das Gefühl, dass dieses Ziel erreicht wird.

Woran liegt das?

Möglicherweise an den fehlenden Informationen vorab oder an der Flut an E-Mails zur Abstimmung der Termine und Themen im Voraus? Möglicherweise ist auch die fehlende Mitschrift oder das Fehlen einer klaren Zuordnung der aus dem Meeting resultierenden Aufgaben verantwortlich für dieses Gefühl? Vielleicht sind es auch die unterschiedlichen Versionen der Präsentationsfolien und der abzustimmenden Meeting Notes, die das E-Mail Postfach verstopfen und später in diesem verschollen gehen. In manchen Fällen wurden die genannten Dinge auch klar abgesprochen, aber es mangelt an einer Übersicht dieser Informationen, die für alle zugänglich ist – ohne eine weitere Welle an E-Mails zu verursachen.

Natürlich spielen hier Disziplin und Kultur eine wichtige Rolle – aber sind E-Mails wirklich der richtige Weg für die die Vor- und Nachbereitung dieser Termine? Oder führen E-Mails nicht eher zu deutlichem Mehraufwand und Verwirrung, wenn neue Informationen - versehentlich oder beabsichtig – nicht direkt mit allen Beteiligten geteilt werden?

Doch es gibt Alternativen zur E-Mail Flut und eine dieser Alternativen ist dank des Meeting Notes Blueprints von Atlassian Confluence nur wenige Klicks entfernt.

Über den „Create from Template“ Button in Confluence und der Auswahl des Meeting Notes Templates lässt sich schnell und direkt an der gewünschten Stelle eine strukturierte Confluence Seite für jedes Meeting erstellen.

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Durch die bekannten Funktionen von Confluence unterstützt die Seite effektive Meetings vor, während und nach dem angesetzten Termin auf unterschiedliche Art und Weise.

In der Vorbereitung

Durch die Bereitstellung der relevanten Informationen an einer Stelle sind die Zielsetzung des Termins und die Agenda für alle Beteiligten klar ersichtlich. Auch Änderungen erreichen alle Stakeholder, ohne dass die Empfängerliste jeder E-Mail angepasst werden muss und neue Versionen der Agenda mehrfach versendet werden müssen.

Durch die @-Mentions werden Teilnehmer einmalig auf die Seite hingewiesen und können sich fortan sämtliche Updates von dort zum gewünschten Zeitpunkt abholen. Wer immer auf dem aktuellen Stand sein möchte, kann über den „Watch“ Button die Seite abonnieren und wird künftig über jede Änderung informiert.

Auch Präsentationsfolien und andere Dokumente können den Beteiligten einfach vorab zur Verfügung gestellt werden, um jedem die Vorbereitung zu vereinfachen. Dank der Versionierung in Confluence können Änderungen der Inhalte einfach nachvollzogen werden und bei der Bearbeitung durch mehrere Personen wird die aktuelle Version automatisch in die Seite eingebettet.

Während des Termins

Durch das „Collaborative Editing“ können mehrere Teilnehmer gleichzeitig an der Seite arbeiten und die Informationen festhalten. So können Missverständnisse direkt erkannt und adressiert werden und Aufwände für die Zusammenführung und Abstimmung einzelner Mitschriften werden minimiert. Die Verwendung von Confluence Tasks als Action Items führt zudem dazu, dass den Teilnehmern direkt im Meeting Aufgaben vergeben werden können. Auf diese Aufgaben werden die jeweiligen Verantwortlichen dann per Benachrichtigung hingewiesen und bei Eingabe eines Fälligkeitsdatums an diese erinnert.

In der Nachbereitung

Nach dem Termin sind die Mitschriften somit direkt verfügbar und bereits auf einer Seite zusammengeführt. Die resultierenden Aufgaben sind am Ende der Seite übersichtlich dargestellt. Ihr Bearbeitungsstatus kann durch die Checkboxen direkt von allen Teilnehmern eingesehen werden. Im Nachgang eines Termins lassen sich die erstellten Meeting Notes zudem wie jede Confluence Seite einfach mit anderen Stakeholdern teilen oder exportieren.

Um Meeting Notes einfach wieder zu finden und den Überblick der existierenden Protokolle zu fördern, erweitert das Meeting Notes Blueprint zudem die Seitenleiste um eine Übersichtsseite. Diese führt alle erfassten Meeting-Seiten innerhalb des jeweiligen Bereichs in chronologischer Reihenfolge auf, unabhängig von der Bereichshierachie, in der die Seiten eingeordnet sind. Somit lassen sich auch ältere Mitschriften leichter und schneller finden.

Wie von Confluence gewöhnt, bietet das Meeting Notes Blueprint zudem vielfältige Erweiterungs- und Änderungsmöglichkeiten und lässt sich flexibel an die Anforderungen eines jeden Teams oder Abteilung anpassen.

Confluence bietet damit die Möglichkeit alle relevanten Informationen zu den Meetings an einer zentralen Stelle mit den Teilnehmern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Zudem verringert sich der benötigte Koordinationsaufwand und die Flut an E-Mails wird signifikant verringert.

Wir möchten Sie ermutigen, diesen Monat die Meeting Templates in Confluence auszuprobieren. Wie gestalten sich Ihre Meetings, wenn

  • die Agenda und Themen im Vorhinein allen Teilnehmern über Confluence zur Verfügung stehen?

  • die Teilnehmer die Mitschrift direkt im Termin einsehen und ergänzen können, während sie entsteht?

  • die Ergebnisse direkt nach dem Meeting im Confluence bereitstehen und alle Ergänzungen und Änderungen dort direkt zusammengeführt werden?

Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.