Vertragsmanagement mit Camunda

Die Kooperation mit der Hochschule Augsburg ging in die nächste Runde. Seit mehr als drei Jahren betreuen wir engagierte und wissensdurstige Studenten der Fakultät Informatik bei ihren Abschlussarbeiten und Semesterprojekten. Dabei drehte sich dieses mal alles rund um das Thema Prozessmanagement und -automatisierung unseres Vertragsmanagements mit BPM.

Im Wintersemester 2018/19 starteten wir das nächste Projekt mit unserem Kooperationspartner, der Hochschule Augsburg, mit dem Ziel unseren Vertragsmanagementprozess prototypisch zu automatisieren. Bislang müssen für das Vertragsmanagement Dokumente hin- und hergeschickt werden, wobei sie jeweils geprüft, freigegeben und bei allen Vertragsparteien archiviert werden müssen. Je nach Kunde muss dieser Prozess pro Berater einmal im Viertel- oder Halbjahr erfolgen.

Natürlich haben wir auch bereits eine Software im Einsatz. Jedoch fehlt, wie wir es auch oft auch bei unseren Kunden sehen, der Überblick und die Digitalisierung über den End-to-End Prozess. Als leidenschaftliche Camunda-Anhänger sahen wir hier die Chance das Thema intern zu platzieren und die Studenten an einem realistischen Beispiel wertvolle Erfahrungen sammeln zu lassen. Unser engagiertes Projektteam bestand aus zwei Business-Analysten und zwei Entwicklern. Betreut wurde das Semesterpojekt von Professor Müssigmann.

Analyse des Ist-Prozess mit tBPM

Prozessanalyse.png

Kurz nach dem Projekt-Kickoff trafen wir uns im Office am Münchener Leuchtenbergring. Ziel des ersten Meetings war es den IST-Prozess zu analysieren. Das Treffen fand im Rahmen eines tBPM Workshop statt. tBPM ist eine interaktive Methode, in der die Beteiligten befähigt werden aktiv an der Modellierung teilzunehmen. Dabei standen unsere Prozessexperten mit ihrem Detailwissen für den Ablauf im Tagesgeschäft zur Seite. Es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Unklarheiten durch einen grafisch visualisierten Prozess geklärt werden können. Den wohlverdienten Feierabend ließen wir mit Pizza, Bier und einer Runde Tischkicker ausklingen.

Der Happy-Path

Der nächste Schritt bestand darin, einen SOLL-Prozess zu definieren, der vorhandene Schwachstellen beseitigt und als Grundlage für die Automatisierung in Camunda dient. Für ein iteratives Vorgehen wurde dieser Prozess zunächst auf die wichtigsten Details und den sogenannten „Happy-Path“ reduziert. Den Prozessablauf, der im besten Fall eintritt. 

HappyPath.png

Implementierung mit Camunda BPM

Nachdem unsere Entwickler die ersten Camunda Tutorials erfolgreich gemeistert hatten, ging es an die Implementierung des ersten SOLL-Prozesses. Bei der Implementierung kamen folgende Technologien zum Einsatz:

  • Camunda ist das Herzstück unserer Applikation. Es ist eine Open-Source Engine, mit der unter anderem BPMN Modelle automatisiert werden können. Die Engine dient als eine Art State-Machine und steuert die einzelnen Komponenten unseres Systems. Das lässt sich am besten mit einer kurzen Hands-On Session auf https://docs.camunda.org/get-started/quick-start/ ausprobieren.

  • Sismics Docs war unser Favorit aus einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumentenmanagementsystem (DMS), die unsere Studenten in einer anschaulichen Präsentation gegenüberstellten. Hierbei handelt es sich um ein Open-Source DMS mit einer frischen Web-Oberfläche und guter Programmierschnittstelle, die uns für die Integration wichtig war. Seit kurzem läuft Simics Docs unter dem Namen Teedy (teedy.io).

  • Für die Vertrags- und Aufgabenverwaltung entwickelten die Studenten eine Angular Applikation. Damit können Prozessbeteiligte Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind, bearbeiten und den Status von Verträgen, an denen sie beteiligt sind, einsehen. Camunda liefert bereits eine Aufgabenliste out-of-the-box. Da wir unseren Nutzern aber keine zwei verschiedene Oberflächen bereitstellen wollten, nutzen wir die vorhandene REST-Schnittstelle um unsere eigene Aufgabenliste zu implementieren.

  • Des Weiteren erstellten die Studenten External Task Worker in Node.js. Diese kümmern sich um den Datenaustausch mit Sismics Docs. Das Konzept hinter External Tasks ist simpel: Camunda stellt Aufgaben in Form eines Topics bereit. External Worker registrieren sich zu einem Topic und arbeiten Aufgaben ab, sobald diese eingestellt werden. Dadurch waren wir zum einen in der Implementierung nicht an Java gebunden und konnten die Node.js Fähigkeiten einer unserer Entwickler nutzen und zum anderen werden durch das External Task Pattern während des Uploads ins DMS keine Threads in der Engine blockiert.

BPM_Tool-Setup.png

Das Ergebnis war ein eindrucksvoller Prototyp, der über den „Happy Path“ hinaus viele Details unseres Vertragsmanagementprozesses abbildet. Durch den Einsatz von Docker ist es uns ein leichtes die einzelnen Komponenten unseres Systems in weniges Sekunden aufzusetzen. Dieser Proof of Concept erlaubt es uns das Thema weiter zu verfolgen - mit dem Ziel den Prozess vollständig zu digitalisieren.

Den Projekterfolg feiern

Zum Abschluss fand an der Hochschule Augsburg, wie in jedem Semester, der Projekttag der Fakultät für Informatik statt. Die Studenten präsentierten die unterschiedlichsten Projekte, von der Automatisierung einer Miniatur Fertigungsstraße bis hin zu eine Meet and Eat Plattform. Dabei war es besonders beeindruckend wieviel Zeit und Energie in den einzelnen Projekten steckte. Als Abschlussessen sponserte it-economics ein brasilianisches Radizio im Churrascaria in Augsburg. Vielen Dank an unser Projektteam und Professor Müssigmann, ich hoffe ihr hattet genauso viel Spaß wie wir!

v.l.n.r.: Stefan, Benjamin, Andreas, Daniela, Katharina (it-economics), Matus (it-economics), Dominik (it-economics), Prof. Müssigmann (Hochschule Augsburg)

v.l.n.r.: Stefan, Benjamin, Andreas, Daniela, Katharina (it-economics), Matus (it-economics), Dominik (it-economics), Prof. Müssigmann (Hochschule Augsburg)

Auf weitere spannende Projekte und Abschlussarbeiten freuen wir uns schon. Und wenn du Lust auf Prozessmanagement und -Automatisierung hast, wir suchen laufend Verstärkung für unser Team!