5 Schritte, damit Retrospektiven ein voller Erfolg werden

Wie leicht es ist, dass Retrospektiven zu Zeitfressern ohne Effekt werden, hat Pascal in seinem letzten Blogpost anschaulich beschrieben. Wie aber bekommen wir es hin, damit sie das Gegenteil sind – ein mächtiges Werkzeug, dass Teams hilft, gemeinsam wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen und umzusetzen?

Die Struktur ist ganz einfach – wir schaffen die Grundlage und setzen einen Fokus für die Retro, sammeln gemeinsam Informationen, gucken tiefer, um die Probleme bei der Wurzel packen zu können, legen konkrete Maßnahmen fest und finden ein gutes Ende! Genau diese fünf Schritte beschreiben Esther Derby und Dianna Larson in ihrem Buch „Agile Retrospectives“. Wie sehen diese Schritte also genauer aus und warum sind sie wichtig?

1. Set the Stage

Richtig zu starten ist entscheidend! Alle Teammitglieder sollten sich willkommen fühlen, denn nur wenn die Atmosphäre offen, ehrlich und vertrauensvoll ist, sind wir bereit unsere Sicht einzubringen und auch kritische Themen anzusprechen.

Wichtig ist es, darauf zu achten, dass alle in der ersten Phase etwas sagen und sei es auch nur ein kleines Statement. Wer einmal den Mund aufgemacht hat, dem fällt es leichter auch nachher eine aktive Rolle einzunehmen. Darauf sollten wir achten, schließlich möchten wir wichtige Themen des Teams bearbeiten und dazu brauchen wir Input von allen!

Zu Anfang sollte der Fokus gesetzt werden. Gibt es ein Ziel, kann sich das Team während der Retro immer wieder danach ausrichten und so am Ende zu einem guten Ergebnis kommen. Das Ziel sollte konkret sein: Retrospektiven werden als hilfreich empfunden, wenn sie sich auf den realen Arbeitskontext des Teams beziehen. Schließlich möchten wir, dass sich nach der Retrospektive eine Wirkung in unserem Arbeitsalltag zeigt.

Ist die Retro gut gestartet, ist die Grundlage für die folgenden Schritte gelegt.

2. Gather Data

Als Gruppe Themen zu finden, offen auszusprechen und transparent zu machen ist entscheidend, um ein gemeinsames Bild zu entwickeln. Nur wenn alle im Team wissen wovon die Rede ist lassen sich Probleme sinnvoll besprechen und lösen. Auch hier kann es sehr helfen sich möglichst konkret auf Ereignisse und Inhalte aus dem Zeitraum zu beziehen, über den die Retro gehalten wird. Visualisierung z.B. durch eine Roadmap unterstützt hier die Bildung eines gemeinsamen Verständnisses und veranschaulicht gleichzeitig, was alles passiert ist – und das ist meist mehr, als das Team denkt!

3. Generate Insights

Sind für das Team wichtige Themen identifiziert, ist es an der Zeit, tiefer zu gehen. Zugrundeliegende Mechanismen müssen offengelegt werden. Nur so können wir sie zielgerichtet angehen. Andernfalls laufen wir Gefahr, dass nur an Symptomen herumgedoktert wird, ohne wirklich zum Kern vorzudringen. Wie soll so aber eine Verbesserung eintreten? Entwickelt das Team in dieser Phase zusammen ein Verständnis für das „Warum“ und „Wieso“ deckt es Strukturen und Effekte auf, die im Verborgenen wirken, kann es sie verstehen und angehen. So sind Veränderungen möglich.

4. Decide what to do

Retros sollten kein Selbstzweck sein und immer zu konkreten Aktivitäten führen – denn genau deswegen machen wir sie ja! Die Maßnahmen müssen natürlich auch umgesetzt und überprüft werden. Damit wir das machen können, brauchen wir konkrete Handlungen, Verantwortliche und Termine. Außerdem ist es gut, einen Fokus zu setzen. Es ist besser, sich auf wenige, dafür aber relevante Maßnahmen zu konzentrieren, diese dann aber auch konsequent zu verfolgen. So können sich positive Effekte einstellen und wir merken schnell, warum und wofür wir Retros machen.

5. Close the Retrospective

Eine Retro braucht einen Abschluss. Besonders, wenn relevante, die Menschen aufwühlende Fragen thematisiert wurden, ist es wichtig, ein klares und gutes Ende zu finden.
Diese Phase kann auch als Retro der Retro genutzt werden. Für die nächste Retro kann es sehr wertvoll sein, zu wissen, wie das Team die Retro wahrgenommen hat und was als sinnvoll und hilfreich empfunden wurde. Damit ist dann auch schon der erste Schritt in Richtung der folgenden Retro gemacht.
Wenn Retros diesem Weg folgen, helfen sie uns, unterschiedliche Standpunkte zu verstehen, Verständnis füreinander zu fördern und einen gemeinsamen Fokus zu entwickeln werden. 

Wie aber sieht das alles nun konkret aus? Welche Aktivitäten und Methoden können in den einzelnen Phasen durchgeführt werden?  Mehr dazu erfahrt Ihr in unserem nächsten Blogpost.

Noch mehr zum Thema Scrum und Retrospektiven bieten unsere Trainings mit Pascal Gugenberger, Certified Scrum Trainer (CST) der Scrum Alliance.