5 Gründe, warum viele Retrospektiven Zeitverschwendung sind

Retrospektiven sind besondere Treffen am Ende von Sprints oder anderen Arbeitsabschnitten, bei denen das Team einen Schritt raus aus der Alltagshektik macht und sich die eigene Arbeitsweise anschaut und Wege findet, diese zu verbessern. Als Scrum Trainer betone ich natürlich, wie essenziell sie für produktives und zielorientiertes Arbeiten in den komplexen Umfeldern von heute sind, in denen Überraschungen normal sind und detaillierte Verfahrensanweisungen nicht zum Erfolg führen. Trotzdem erleben viele Scrum Teams nur allzu oft Retrospektiven, die langweilig und schmerzhaft sind, die kaum oder gar keine hilfreichen Ergebnisse liefern. Mit jeder Retro werden die Team-Mitglieder frustrierter. Im Zweiergespräch kommt heraus: sie halten die Retrospektiven für reine Zeitverschwendung. Und – sie haben Recht!

In diesem Blogpost möchte aus ich fünf Gründe darstellen, die Retrospektiven tatsächlich zur Zeitverschwendung werden lassen und einen Weg aufzeigen, wie sich das ändern lässt.

Grund Nr. 1: Fehlender Fokus

Immer wieder erlebe auch ich, wenn ich neu als Coach zum einem Team dazustoße, das in Retrospektiven einfach über all die Dinge geredet wird, über die man immer schon mal reden wollte. Vieles wird angesprochen, weniges wird durchgesprochen, und ehe man sich versieht, ist die Zeit um. Der Scrum-Master erinnert sich noch daran, dass Time-Boxing ja ein wichtiges Prinzip ist und beendet das Meeting. Leider blieb keine Zeit, konkrete Maßnahmen zu formulieren. Alles bleibt also, wie es ist.

Grund Nr. 2: Fehlende Beteiligung

Manchmal nehmen Team-Mitglieder einfach gar nicht teil. Der Product Owner muss nun endlich das Product Backlog für das Planning aufbereiten und zwei Team-Mitglieder müssen dringend noch einen Bug fixen.

Manchmal zeigt sich das Problem aber etwas subtiler: Manche Team-Mitglieder sind zwar anwesend, aber sie beteiligen sich nicht. Sie sprechen Themen nicht an, bringen ihre ganz eigene Perspektive nicht ein, oder überlassen nur zu gerne der Rampensau im Team die Bühne. Und deshalb wird an unwichtigenThemen gearbeitet, dringend nötige Konflikte treten nicht zutage, sondern schwelen weiter im Verborgenen, oder Maßnahmen sind halbherzig und oberflächlich. Manchmal liegt der Grund für fehlende Beteiligung darin, dass die Teilnehmer den Glauben an den Wert von Retrospektiven bereits verloren haben, manchmal fühlen sie sich auch nicht sicher, Dinge anzusprechen.

Grund Nr. 3: Husch-Husch ohne echte Erkenntnisse

Viele Teams versuchen, die Retrospektive schnell, schnell, in einer halben Stunde durchzuziehen. Typisch dafür sind die Listen-Retros. Beliebt sind die 2-Listen-Retro („Was hat funktioniert?“ / „Was hat nicht funktioniert?“ oder die 3-Listen-Retro („Was war gut? / „Was war schlecht?“ / „Offene Fragen?“). Nach einer Sammelphase folgt ein Dot-Voting und es werden Kleingruppen gebildet, die Maßnahmen für die ausgewählten Punkte formulieren.

Listen sind nicht genug! Listen sammeln Symptome, wahrgenommen aus einer individuellen Perspektive. „Was haben wir gut gemacht?“ fragt nach Erkenntnissen ohne Faktenbasis. „Was sollten wir anders machen?“ fragt nach Ergebnissen ohne Fakten und ohne Analyse.  Listen erzeugen kein gemeinsames Verständnis, zeigen keine tieferliegenden Gründe, Muster oder Strukturen auf, die das beobachtete Verhalten hervorrufen. Die Lösungen, die die Kleingruppen dann finden, lösen Symptome, nicht die darunter liegenden Probleme. Und eine halbe Stunde reicht für die meisten Probleme einfach nicht aus, um mehr zu erreichen als an der Oberfläche zu kratzen. Teams, die diese Art von Retros machen, erleben sie oft als wenig hilfreich.

Grund Nr. 4: Fehlender Buy-In für die Lösung

Das Problem ist zwar identifiziert, aber das Team glaubt nicht wirklich an die Lösung und nimmt sich nicht die Zeit, sie zu konkretisieren. Die Lösung bleibt im Ungefähren. „Wir wollen mehr Pair-Programming machen.“ Niemand fühlt sich davon angesprochen. Und deshalb zieht niemand mit bei der tatsächlichen Änderung der Realität.

Hinter fehlendem Buy-In steckt manchmal auch Bequemlichkeit. Es fehlt der wirkliche Wunsch zur Veränderung, der „Sense of Urgency“, wie es John P. Kotter nennt. Veränderung ist oft unbequem; das „Weiter so“ hingegen viel einfacher.

Grund Nr. 5: Fehlende Umsetzung

Habt ihr das auch schon erlebt? Da werden ganz brav lauter Verbesserungsmaßnahmen identifiziert, und dann passiert – genau gar nichts. Alle sind sich einig, dass dringend etwas passieren muss, es sind sogar konkrete und sinnvolle Maßnahmen definiert. Und dann geht das Team aus der Retro in das nächste Planning, schaut sich an, was alles ganz dringend realisiert werden muss, packt das Sprint Backlog voll bis unters Dach und vertieft sich in den Berg von Arbeit. Bei der nächsten Retrospektive tauchen dann dieselben Themen auf wie letztes Mal. Zusätzlich breitet sich ein Gefühl von Ohnmacht aus, weil sich ja doch nichts ändert.

Das haben auch Ken Schwaber und Jeff Sutherland im Sinn gehabt, als sie in der 2017er Version des Scrum-Guides als Ergebnis jeder Retrospektive mindestens eine konkrete Maßnahme fordern, die dann im Sprint-Backlog für den nächsten Sprint landet.

Fazit

Retrospektiven sind beileibe kein All-Heilmittel! Sie sind nicht der Platz für individuelles Performance-Feedback. Sie sind keine Antwort auf fehlende technische oder zwischenmenschliche Skills. Und möglicherweise führen sie auch nicht zu einer Veränderung tiefsitzender mentaler Modelle darüber, wie Organisationen oder Softwareentwicklung funktioniert. Manche Themen erfordern 1:1 Gespräche, Coaching, Training oder Mentoring.

Richtig durchgeführt sind Retrospektiven aber ein mächtiges Werkzeug, um Teams zu helfen, gemeinsam zu denken, zu lernen und Entscheidungen zu treffen. Orientierung und konkrete Rezepte für eine hilfreiche Strukturierung von Retrospektiven gibt das Framework von Esther Derby und Diana Larson, das in ihrem Buch „Agile Retrospectives“ beschrieben wird. Wie dieses Framework konkret hilft, die oben genannten Probleme zu vermeiden und Retrospektiven zu einem nützlichen und positiven Erlebnis für Teams zu machen, schauen wir uns in meinem nächsten Blogpost zu diesem Thema an.

Vielleicht habt Ihr im Alltag ja auch noch ganz andere Probleme und Herausforderungen mit Retrospektiven erlebt. Ich würde mich freuen, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit mir teilen würdet.