Robotic Process Automation - Einsatzmöglichkeiten und Fallstricke für Unternehmen

Was ist eigentlich "Robotic Process Automation (RPA)"?

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Robotic Process Automation (RPA) ist eine neue Form der Prozessautomatisierung, basierend auf dem Konzept, dass Software-Roboter (auch “Bots”) andere Software wie menschliche Anwender bedienen. Lediglich schneller, billiger und zuverlässiger...
… und hat mit Robotern im herkömmlichen Sinn nichts zu tun.

  • Die Idee ist, dass sich unterschiedliche Applikationen über bestehende User-Interfaces einfacher und schneller integrieren lassen als über Backend-Integration.
  • Damit hat RPA das Potential, bestehende manuelle Prozesse mit einem besseren ROI digitalisieren zu können als über traditionelle Systemintegration.
  • Zusammen mit Künstlicher Intelligenz (KI/AI) und Maschinenlernen können auch komplexere Aufgaben auf einen Software-Bot verlagert werden.

RPA wird in unterschiedlichen Ausbaustufen diskutiert – bis hin zum Buzzword Bingo

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Basic Process automation

  • Macro-basierte Applets
  • Screen scraping data collection
  • Workflow
  • Visio®-type building blocks
  • Process mapping
  • Business process management

Enhanced Process automation

  • Integrierte Wissendatenbank
  • Verarbeitung von unstrukturierten Daten
  • Mustererkennung

 

Cognitive process automation

  • Artificial Intelligence
  • Natürlich-sprachliche Spracherkennung und -Verarbeitung
  • Lernfähigkeiten
  • Selbstoptimierung/
  • Selbstlernend
  • Predictive analytics / hypothesis generation
  • Evidence based learning

RPA kombiniert etablierte und aufkommende Technologien

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  • Die Kombination bewährter und neuer Technologien wird von einer Reihe von Anbietern als neue Produktkategorie „RPA“ klassifiziert
  • RPA ist aber nicht notwendigerweise eine integrierte Standardsoftware
  • Robotic Process Automation sollte zuallererst eine Sichtweise auf Unternehmensprozesse und deren Optimierungspotential sein

Was erhofft man sich von RPA?

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Entlastung von Mitarbeitern von repetitiven Standardaufgaben und Erhöhung der Zufriedenheit durch möglichen Fokus auf wertschöpfendere Tätigkeiten

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Effizienzsteigerung durch schnelle und wiederholbare automatische Prozesse

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Reduzierung der Abhängigkeiten von Releasezyklen der Altsysteme

Reduzierung der Komplexität der Systemintegration

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Reduktion der Abhängigkeiten in Folge von Business Process Outsourcing (BPO)

 

Erhöhung der Prozessqualität durch Reduktion manueller Fehlerquellen

 
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Fallstricke und Rahmenbedingungen

RPA ist für folgende Szenarien geeignet:

  1. Stark papierbasierte manuelle Prozesse und/oder schlechte Prozessdokumentation

  2. Langsame und teure Change Requests mit IT-Anbietern oder hochkomplexe, veraltete Systeme, deren Änderung riskant wäre oder in die nicht mehr investiert werden soll

  3. Hohe operative Arbeitslast

  4. Einsatz als Brückentechnologie in großen Digitalisierungsinitiativen

  5. Schnellere Time to Market benötigt im Rahmen der Digitalisierung von existierenden Produkten oder Prozessen, ohne existierende Systeme ändern zu müssen

  6. Ziel, die Kosten der Digitalisierung zu senken

Allerdings sollten keine unrealistischen Erwartungen geweckt werden

  1. „Prozessoptimierung ohne die IT“

  2. „Business-User können selbst ihre Prozesse gestalten“

  3. „Intelligent“ bedeutet noch nicht intelligent

  4. „Selbstlernend“ ist ein Warnschild

  5. Deep Learning ist massiv abhängig vom Lernmaterial

RPA - Großer Hype und VIEL dahinter?

Vor der Implementierung und dem Einsatz von Robotic Process Automation sollte man zügig und ernsthaft die Sinnhaftigkeit für ein Unternehmen abwägen. Die Umsetzungsoptionen wollen wohlbedacht und bewertet werden. Die Chancen und Möglichkeiten auf der andere Seite stellen trotz allem ein enormes Potenzial dar, das den nächsten Digitalisierungsschritt massiv vorantreiben kann.

Für uns bei it-economics ist RPA eine interessante technologische Option für unsere Kunden, die im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen schnell vorankommen wollen.
Allerdings hinterfragen wir kritisch die Versprechen der jeweiligen Anbieter, um gemeinsam mit unseren Kunden den richtigen Weg zur Prozessautomatisierung zu beschreiten. RPA kann dabei ein Baustein sein.