Erfahrungsbericht Risikomanagement nach IPMA

Die Wiederbelebung des Risikomanagements

Situation: kein gelebtes Risikomanagement

Ist Risikomanagement zum Lückenfüller im Projektmanagement geworden? Ist Risikomanagement mittlerweile ein scheinbar verzichtbarer Teil der Projektsteuerung? Immer wieder kam die Frage auf, unterhalb welcher Relevanz einzelne Risiken ignoriert werden können, da für eine vernünftige Überwachung keine Zeit besteht. Der Stellenwert von Risikomanagement als Disziplin des Projektmanagement nimmt daher ab und das Interesse der Mitarbeiter auch.Wie kam man diesem Trend durch einen verschlankten Prozess entgegenwirken?

Das Ziel sollte es sein, die Notwendigkeit des Risikomanagement wieder verstärkt zu betonen, es insbesondere bei wichtigen Projekten, wie zum Beispiel in mehrjährigen Großprojekten, wieder angemessen zu positionieren und durch zeitnahe Ergebnisse zu bestätigen. Damit ist aber auch klar, dass eine bewährte Methodik und ein zum Projektumfeld passender Prozess benötigt wird.

Lösungsansatz: Risikomanagement nach IPMA

Das Risikomanagement nach IPMA umfasst folgende Schritte:

1.    Risiken identifizieren
2.    Risiken bewerten
3.    Maßnahmen planen
4.    Risiken überwachen und Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen

Die einzelnen Schritte sind für sich selbst sprechend, allerdings fehlen für den Praxisfall der zeitliche Aspekt und die schärfere Trennung der Tätigkeiten. Einerseits muss bei der Betrachtung auf eine unterschiedliche Art der Behandlung von Risiken geachtet werden, was durch „Strategien festlegen“ ergänzt wird. Andererseits soll deutlich werden, in welche zeitlichen Aufgaben sich der Prozess aufgliedern kann, weswegen zunächst Maßnahmen definiert und im zweiten Schritt Maßnahmen umgesetzt werden. Das Ergebnis dazu sieht wie folgt aus:

Risikoprozess.png

Nachdem der zukünftige Prozess definiert ist, kommt der entscheidende Teil: das Interesse bei den Projektleitern sowie den Mitarbeitern zu wecken.

Zunächst müssen Risiken von den einzelnen (Teil-) Projektleitern und Fachbereichen per Email abgefragt werden, um diese in einem Workshop zu vertiefen. Dieser Ansatz wird nach unserer Erfahrung zumeist positiv aufgenommen und die Rückmeldungen fallen umfangreich aus. Nach eingehender Betrachtung und Anpassung werden die Risiken in Workshop-taugliche Bewertungsbögen gepackt:

Risiko Bewertungsbogen.png

Der Workshop, aufgeteilt auf zwei Gruppen, arbeitet dann in der ersten Hälfte anhand des Bogens gezielt an der Bewertung und Maßnahmenfindung für die jeweiligen Risiken. Unterstützt von zwei Moderatoren werden mit Hilfe von Zwischenzielen erste Ergebnisse formuliert. Im Anschluss werden die bewerteten Risiken mit den jeweiligen Maßnahmen der beiden Teams zusammengelegt und besprochen - im Vergleich zu Diskussionen über in Excel-Listen versteckte Risiken, wie es vor einen solchem Workshop häufig gehandhabt wird auf jeden Fall ein Erfolg. Es folgen die Nachbearbeitung und der Versand der Ergebnisse. Hier bleibt Excel allerdings alternativlos.

Wichtig für alle Teilnehmer war nun ein klares und stringentes weiteres Vorgehen: die beschlossenen Maßnahmen müssen durchgeführt und im nächsten Folgetermin deren Auswirkungen und Veränderungen besprochen werden. Hierfür empfiehlt sich eine beispielsweise vierwöchige Terminserie ausschließlich zum Thema Risikomanagement.
Als Erinnerung wird in jedem Termin der aktuelle Schritt im Prozess aufgezeigt und für den meist variierenden Teilnehmerkreis erklärt. Als nächstes werden die zuvor gesammelten Zwischenergebnisse besprochen und ggf. neue Risiken in die Bewertung mit einbezogen, so dass das ganze Spiel von vorne beginnen kann. Die Wiederbelebung des Risikomanagements erste Erfolge feiern und sich langsam wieder etablieren.

Fazit

Wichtig sind die Kontinuität und die Sorgfalt, das Thema zu pflegen. Noch viel wichtiger ist allerdings die Adressierung der Risiken an den entsprechenden Stellen im Management.

Tipps

  • Unterscheiden Sie bei der Formulierung zwischen den tatsächlichen Risiken (aussagekräftiger Titel und zugehörige Beschreibung) und den daraus entstehenden Konsequenzen.
  • Legen Sie für jede Maßnahme einen eigenen Verantwortlichen und einen Follow-Up Termin fest.
  • Konzentrieren Sie sich bei der Kommunikation zunächst gezielt auf die Top-Risiken und unterstützen dies grafisch.
  • Schwierig aber notwendig: Den Fokus nur auf Risiken legen und die Probleme (Issues) gesondert betrachten.

Autor: Albert von Podewils, Berater im Bereich Projektmanagement / PMO