Effektives und effizientes Selbstmanagement, Teil 2 Operationalisierung

 Im ersten Teil meines Blogs zum Selbstmanagement ging es um die Grundlagen. Die vorgestellten Top-Down-Ansätze, die u.a. von Steven Covey und Lothar Seiwert propagiert werden, haben in der heutigen schnelllebigen Welt sicher nach wie vor ihre Daseinsberechtigung. Sie rücken das große Ziel, das am Ende des (Berufs)Lebens erreicht sein soll, in den Vordergrund. Das ist gut, richtig und wichtig. Jeder von uns sollte wissen, was er/sie grundsätzlich erreichen möchte. Jeder braucht eine Wertewelt, an der man sich orientiert, für die man steht, für die man kämpft.
Davon dann Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele abzuleiten – daran bin zumindest ich persönlich gescheitert. Die heutige Welt dreht sich zu schnell weiter, zu viele Rahmenbedingungen ändern sich, erfordern eine schnelle Neuorientierung. Das gilt für ein Individuum wie für ein Unternehmen. Nicht ohne Grund sind auf Unternehmensebene agile Vorgehensweisen wie Scrum und Kanban auf dem Vormarsch.
Je disruptiver und dynamischer das Marktumfeld, desto mehr sehen sich die Firmen dazu gezwungen, ihre starren (Mehr)Jahresplanungsprozesse durch agile Konzepte zu ersetzen. Auch ich habe meine Jahresplanung, die ich nie wirklich konsequent verfolgen konnte, über Bord geworfen. Ich lasse mich leiten von meinen Werten und Leitbildern und arbeite konsequent darauf hin. Im täglichen Geschäft stelle ich „nur noch“ sicher, dass ich die Dinge tue, die operativ anfallen und von mir (und anderen) getan werden müssen.

Im zweiten Teil steht im Fokus, wie ich mich persönlich auf Tagesbasis organisiere. Der erste Selbstversuch mittels David Allens „Getting Things Done“ (GTD) war nicht von Erfolg gekrönt. Zwar ist die Grundidee, alle Dinge aus dem Kopf zu verbannen und auf Listen zu erfassen, absolut sinnvoll. Es ist von essenzieller Bedeutung, sich frei zu machen von der Angst, etwas zu vergessen! Bei den vielen verschiedenen Listen, in denen die Dinge gemäß GTD abgelegt werden, geht die Übersicht jedoch schnell verloren.
Auf meiner Suche nach alternativen Methoden stieß ich auf „Total Workday Control“ von Michael Linenberger. Um das Ergebnis vorwegzunehmen: Die dort vorgestellte Methode bildet die Basis für das erste und einzige Selbstmanagement-System, das ich längere Zeit – nämlich bis heute! – beibehalten habe. Es ist einfach und effizient und unterstützt mich beim täglichen Arbeiten. Ich habe es regelmäßig erweitert und angepasst. Das Endergebnis möchte ich hier vorstellen. Es basiert auf Microsoft Exchange®, Outlook® zum Aufgaben managen und auf OneNote® zum Notizen verwalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die passende Konfiguration der Systeme findet sich im Anhang des Blogs.
 
 

I) Aufgaben managen

1. Leitplanke: Es gibt genau eine To-do-Liste. Punkt.

Als Berater bin ich viel unterwegs. Daher benötige ich eine To-do-Liste, die ich immer bei mir habe. Egal, ob in meinem Büro in München, an einem unserer Standorte, beim Kunden oder beim Geschäftsessen. Die heutigen Cloud-Lösungen machen es möglich. Über den Microsoft Exchange Server von it-economics ist meine To-do-Liste überall verfügbar. Sie ist von meinem PC über Outlook® ebenso erreichbar wie über mein iPhone und iPad (dort mittels der App „TaskTask“). Das Einpflegen von To-dos ist damit immer und überall möglich. Da es schnell und einfach geht, nutze ich es auch. (Der E-Mail-Posteingang ist übrigens die schlechteste aller To-do-Listen. Mehr dazu bei der 3. Leitplanke.)


2. Leitplanke: What you see is what to do..

Alles in eine Liste zu packen, um es dann abzuarbeiten, ist zwar keine wirklich neue und innovative Idee. Eine solche Liste wird aber schnell unübersichtlich. Alle Aufgaben sind immer sichtbar. Die überfälligen werden rot markiert, der ganze Rest ist einheitlich schwarz. Eine Gruppierung wird meist über die Prioritäten „Hoch, Normal, Niedrig“ versucht. Bei einer Liste von über 100 Aktivitäten funktioniert das aber nicht mehr. Ständig muss man sich durch die gesamte Liste arbeiten. Das Problem ist, dass die To-dos immer mit Fokus auf das Enddatum erfasst werden. Mir ist es aber wichtiger, zu wissen, wann ich etwas beginnen muss, damit es rechtzeitig fertig wird.
Auf meiner To-do-Liste sollen nur die Dinge sichtbar sein, die begonnen werden müssen. Alles andere soll verborgen bleiben. Meine To-do-Liste soll so kurz wie möglich sein. Ich fokussiere also auf das Startdatum, wann eine Aktivität starten soll. Alle Aufgaben, deren Startdatum noch nicht erreicht wurde, d.h. die noch nicht angegangen werden müssen, blende ich durch Auto-Filter aus. Sehr wichtige Dinge bekommen die Priorität „Hoch“, fast alle anderen erhalten die Standardeinstellung „Normal“. Die Liste sieht dann z.B. so aus.
 

 

Die Aufgaben, die heute neu dazugekommen sind, sind unterstrichen. So ist schnell erkennbar, welche neuen Aktivitäten anstehen. Die älteren To-dos treten zurück und rutschen nach unten. Je länger ein To-do auf der Liste ist, umso weiter unten befindet es sich. Das deckt sich mit der Prioritätenverschiebung, die ich immer wieder erlebe. Je länger ein To-do unerledigt bleiben kann, umso weniger wichtig ist es – insbesondere im Vergleich zu den neu hinzugekommenen.
Diese Aufgabenliste zeigt genau das, was ich am heutigen Tag erledigen muss (Priorität „Hoch“), und was ich heute noch erledigen sollte (Priorität „Normal“). Unter der Priorität „Niedrig“ befinden sich nur einige Merker, die ich nicht aus den Augen verlieren möchte. Die To-dos können leicht zwischen den Kategorien verschoben werden. Auch ihr Anfangsdatum ist durch zwei Klicks anpassbar. Einfacher geht es nicht!
Um ein neues To-do einzupflegen, kann man einfach rechts von der Standard Mail-Ansicht von Outlook einen neuen Action Title für das To-do samt Datum erfassen.

 

3. Leitplanke: Die E-Mail-Inbox ist keine To-do-Liste!

Warum auch immer – es gibt viele Menschen, die E-Mails in ihrer Inbox lassen, um sich an notwendige Aktivitäten zu erinnern. So türmen sich Unmengen an Nachrichten auf, die Tag für Tag durchgesehen werden müssen. Bei jeder Mail prüft man, was da genau bis wann zu tun war bzw. an was man sich erinnern wollte. Irgendwann wird das zu viel und man schaut nur noch die ersten 100 Mails durch. Der Rest bleibt ungeprüft. Das ist belastend. Die übervollen Posteingangskörbe sind unser schlechtes Gewissen. Insgeheim befürchten wir, dass irgendwo in dem Wust aus Wiedervorlagen und To-dos versteckte Bomben ticken, weil wir nicht wissen, was in dem Haufen gerade relevant ist und was nicht. Das ist schlecht.

Mails sollten nur einmal angefasst werden und dann entweder in einem To-do oder in einem Archiv landen. Einfach und schnell geht das über „Shortcuts“. Das sind Tastenkombinationen, die bestimmte Aktionen durchführen. Ich selbst komme mit drei Shortcuts aus, da meine Mails in drei Gruppen zu unterteilen sind:

a)    Mails ohne anschließende Aktivitäten (nur aus der Inbox ins Archiv verschieben)
b)    Mails mit anschließender Aktivität für mich (To-do erstellen und dann ins Archiv)
c)    Mails mit anschließender Aktivität für andere (Wiedervorlage erstellen und dann ins Archiv)

Zu a): Der erste Fall „Archivieren“ ist der einfachste. Man erhält eine Mail zur Kenntnis oder man kann das zugehörige To-do direkt erledigen (wenn es innerhalb von zwei Minuten zu erledigen ist, sollte man dies sofort tun). Die Mail soll dann aus der Inbox verschwinden. Früher habe ich viele verschiedene Ordner und Unterordner angelegt, in die ich solche Mails kategorisiert habe. In den seltensten Fällen habe ich danach diese Kategorisierung genutzt. Schneller geht das Auffinden über die Suchfunktion. Daher kategorisiere ich nur noch rechtlich relevante Mails. Alle anderen stecke ich in einen Ordner „Processed Mails“, den ich dann nach Bedarf durchsuche. Siehe Konfigurationsanleitung im Anhang.

Zu b): Beim zweiten Fall, in dem sich aus der Mail ein To-do für mich ergibt, wird die Mail ebenfalls ins Archiv verschoben. Ergänzend aber wird ein To-do mit dem Mail-Betreff als Text erstellt. Dieser sollte immer so angepasst werden, dass der konkrete nächste Schritt beschrieben wird. Sonst muss man sich jedes Mal fragen, was zu tun ist. Also immer im Aufgabenbetreff aufschreiben, was zu tun ist.

Zu c): Aus einigen Mails ergeben sich Aufgaben, die durch andere zu erledigen sind oder auf den Input von anderen warten. Um dies abzubilden, habe ich begonnen, To-dos zu kategorisieren. In diesem Fall gibt es eine Kategorie „Warten auf“, die einen gelben Aufkleber bekommt. Im Aufgabenbetreff trage ich noch manuell ein, für welche Person diese Wiedervorlage bestimmt ist: „WV-<Name>“ So kann ich schnell filtern, auf wessen Input ich noch warte. Das ist hilfreich, z.B. wenn man sich auf Jour-fixe-Termine vorbereiten möchte.

Weitere Regeln können einfach erstellt werden. Beispielsweise kann man sich so auch eine Telefonliste erstellen.

4. Leitplanke: Tägliches Zähneputzen

Um das System zum Leben zu erwecken, muss es mit To-dos gefüttert werden. Wenn Sie es also bis hierhin geschafft haben, dann heißt es jetzt: Alle Aufgaben raus aus dem Kopf und rein ins System!

Alle Aufgaben gehören in die Liste. Egal, ob sie aus einer E-Mail, einem Anruf, einem Meeting, einer SMS oder einer sonstigen Quelle kommen. Möglichst täglich, spätestens aber wöchentlich muss die Liste einmal durchgesehen werden. Es ist wie mit dem Zähneputzen, man muss es regelmäßig machen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Das schöne bei der Listenverwaltung ist: Wenn manche Aufgaben doch noch nicht angegangen werden müssen, wird einfach ein neues Anfangsdatum ausgewählt, und die Aufgabe verschwindet aus der Liste. Das wirkt befreiend und belässt den Fokus auf dem, was wichtig ist.
 

II) Notizen verwalten

Eine gute Aufgabenverwaltung ist schon die halbe Miete. Aber häufig benötigt man auch noch zusätzliche Notizen. Ich selbst mache mir in Meetings immer Notizen zu den wichtigsten Punkten. Mit meinen Berater-Kollegen sowie in Kundengesprächen entwickeln wir außerdem häufig Ideen, die zunächst als skizzenhafte Lösungen am Whiteboard oder auf einer Seite dokumentiert werden. Darauf muss ich ebenfalls zurückgreifen können, ortsunabhängig und plattformübergreifend. Microsoft OneNote® bietet über OneDrive® die Möglichkeit, von jedem Gerät aus – egal ob PC, iPhone oder iPad – Notizen zu erstellen und in der Cloud abzulegen (analog kann man auch Evernote® mit Cloud-Funktionalität einsetzen).

Für die Notizen, die ich im Rahmen meiner Geschäftsführer-Tätigkeiten bei der it-economics erstelle, habe ich ein eigenes Notizbuch „WorkBook“ mit einem Abschnitt „Meeting Notes“ angelegt.

 

Dort gibt es pro Person oder pro Gremium eine eigene Notizseite. Diese Seiten können endlos lang sein. In meinem Fall stehen die aktuellen Notizen immer oben. Die Abschnitte teile ich durch ein fettgedrucktes Datum (über Shift+ALT+D wird das heutige Datum als Text eingefügt). In chronologischer Reihenfolge füge ich Bilder von Whiteboards sowie Fotos von meinen handschriftlichen Notizen ein. So entsteht eine Historie der Themen, die ich mit den Personen bzw. Gremien besprochen habe.

 

Will ich ein bestimmtes Topic diskutieren, so schreibe ich mir dies einfach in die passende Notizbuchseite. Beim nächsten Jour fixe oder Gremientreffen schaue ich dann in OneNote nach, welche Dinge besprochen wurden und welche Themen anstehen. So bin ich jederzeit vorbereitet, selbst dann, wenn ich nur mein iPhone dabeihabe.
 

III) Resümee

Die beiden vorgestellten Systeme zum Aufgabenmanagement und zur Notizverwaltung unterstützen mich seit mehreren Jahren zuverlässig. Wovor sie jedoch nicht bewahren, ist die Überlastung durch zu viele Aufgaben und Meetings. Regelmäßig, insbesondere zum Jahresende hin, quillt meine Inbox über und meine To-do-Liste wird unübersichtlich.
Spätestens dann muss man einen Schritt zurücktreten und sich überlegen, wie man das Arbeitspensum wieder auf ein erträgliches Maß zurückfahren kann. Vor Überlastung bewahrt auch das beste Selbstmanagement-System nicht – es macht sie nur transparent.
 

IV) Konfigurationsanleitung für Outlook

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