Quick Guide Ausschreibungen: Analyse der Dokumente

Als ich vor ca. zwei Monaten meine Stelle bei it-economics angetreten habe, bestand meine erste Aufgabe darin, zusammen mit meinen neuen Kollegen an einer wichtigen Ausschreibung zu arbeiten (die wir tatsächlich gewonnen haben ;)). In dieser Zeit erlebte ich mehrere Situationen, die mir wie ein Déjà-vu vorkamen. Ich hatte bereits an einigen Ausschreibungen sowohl in sehr großen als auch in relativ kleinen Unternehmen mitgearbeitet. Aber völlig unabhängig vom Unternehmen waren die Probleme, die dabei auftraten, meistens sehr ähnlich. In dieser kleinen Serie werde ich versuchen, einen Überblick über die wichtigsten Aspekte zu geben, die bei der Arbeit an einer Ausschreibung zu beachten sind. Allgemein kann man sagen, dass jede Ausschreibung in irgendeiner Weise einzigartig ist. Aber die meisten Ausschreibungen folgen einer vorgegebenen Struktur und bergen eine Reihe allgemein bekannter Fallstricke.

In diesem Artikel werde ich den ersten Arbeitsschritt zur Ausarbeitung eines Angebots für eine Ausschreibung erläutern: die Analyse der Ausschreibungsunterlagen.

Analyse der Ausschreibungsunterlagen

Man muss kein Einstein sein, um zu erraten, dass der erste Schritt jeder Arbeit an einer Ausschreibung darin besteht zu verstehen, was der potenzielle Kunde eigentlich von einem will. Ganz einfach, um sich einen allgemeinen Überblick über den Umfang des Projekts zu verschaffen. Lesen Sie sich also zunächst alle Unterlagen sehr konzentriert und fokussiert durch.

Tipp: Dokumente ausdrucken! Die Erfahrung zeigt, dass dies der effizienteste Weg für die Arbeit an Dokumenten ist, wenn Markierungen und Notizen gemacht werden sollen.

Aber dies ist leichter gesagt als getan. Das Problem besteht darin, dass die meisten Ausschreibungen aus mehreren Dokumenten bestehen, die von verschiedenen Personen erstellt wurden. Mitunter sogar mit unterschiedlichen Agendas und Erwartungen in Bezug auf Projektumfang und -ergebnis. Widersprüchliche, unvollständige oder gänzlich fehlende Aussagen zu grundlegenden Fragestellungen des Projekts sind bei Weitem keine Ausnahme. Und am Ende wird all das in einem oder mehreren Ausschreibungsdokumenten zusammengefügt, und man muss sich damit herumschlagen.

Nun könnte man argumentieren, es sei Aufgabe des Auftraggebers (also desjenigen, der die Ausschreibung verfasst), in seinen Unterlagen für Konsistenz zu sorgen und alle Fragen zu beantworten. Das stimmt – zumindest theoretisch. Im wahren Leben jedoch gibt es zu fast jeder Ausschreibung eine viel zu späte Frage-Antwort-Runde. Und wenn man mit allen offenen Fragen bis zu diesem Moment wartet, dann ist man im wahrsten Sinne des Wortes aufgeschmissen. Die Mitbewerber werden einem voraus sein, denn sie arbeiten ganz einfach auf Basis von Annahmen. Glauben Sie mir, wenn ich Ihnen sage: Ihre Mitbewerber haben exakt die gleichen Probleme wie Sie. Die Q&A-Runden kommen zu spät, um grundlegende Fragen zum Projekt zu beantworten. Entscheidend ist, dass Sie bereits frühzeitig ein Verständnis dafür entwickeln, was man von Ihnen erwartet, dass Sie den Projektinhalt vollständig und ganzheitlich verstehen, um ein Angebot ausarbeiten zu können. Auch wenn Sie auf Basis von ein paar Annahmen arbeiten müssen (formulieren Sie diese eindeutig)! Wenn die Möglichkeit besteht, Fragen noch vor der regulären Q&A-Runde zu stellen, sollte man stets darauf achten, wie man sie stellt. Manche Menschen könnten sich auf den Schlips getreten fühlen.

Tipp: Versuchen Sie Unstimmigkeiten, fehlende wichtige Informationen oder Fehler in den Ausschreibungsunterlagen so früh und gebündelt wie möglich zu markieren.

Tipp: Wenn sich die Gelegenheit bietet, Fragen zu stellen, sollte man sie so zeitig wie möglich stellen. Falls dies nicht der Fall ist, treffen Sie intelligente Annahmen und formuliere Sie diese klar im Angebot.

Wenn man das allgemeine Konzept verstanden und die Ungereimtheiten herausgearbeitet hat, ist es an der Zeit, sich die Erwartungen des potenziellen Kunden im Detail anzuschauen.

In gut strukturierten Ausschreibungsunterlagen werden die erwarteten Lieferergebnisse am Ende jedes Kapitels oder in einem Erwartungskapitel zusammengefasst. In außerordentlich gut strukturierten Ausschreibungen sind diese Erwartungen in Kategorien wie „Software-Artefakte“, „Managementaufgaben“, „Workshops“ usw. zusammengefasst. Wenn Sie ganz viel Glück haben, ist der Aufbau der Ausschreibung durchgängig mit den geforderten Lieferergebnissen verknüpft, so dass man mühelos auf einen Blick sehen kann:

  1. was Voraussetzungen bzw. Annahmen zu den geforderten Lieferergebnissen sind;
  2. was der Status quo ist (der Systeme, der Prozesse, der Organisation etc.);
  3. was die erwarteten Lieferergebnisse sind.

In der Realität musst man sich diese Informationen aber meist auf mühsame Weise selbst zusammensuchen.

Tipp: Markieren Sie in einem ausgedruckten Dokument alle Erwartungen/erwarteten Lieferergebnisse des potenziellen Kunden in der gleichen Farbe. Markieren Sie den Status quo (nach Kategorie) und die Voraussetzungen (falls diese irgendwo genannt werden) jeweils in einer anderen Farbe. Erarbeiten Sie eine Liste, so dass am Ende genau zu verstehen ist, was der Kunde möchte und ausgehend von welchem Status quo diese Ziele erreicht werden sollen.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie verstanden haben:

  1. an welchen Stellen die Ausschreibungsunterlagen unstimmig sind und welche Annahmen getroffen werden müssen;
  2. was der Kunde möchte und ausgehend von welchen Umständen und welchem Status quo versucht werden muss, dorthin zu gelangen.

Außerdem muss man erkennen, welche Erwartungen an einen gestellt werden in Bezug auf die Dinge, die im Angebot für die Ausschreibung präsentiert werden müssen, und welche Dokumente erstellt werden müssen.

Tipp: Markieren Sie in den Unterlagen, welche Dokumente der potenzielle Kunde im Rahmen des Angebots erwartet, sowie Annahmen dazu (Deadlines für deren Einreichung, Preisbegrenzungen usw.).

Das Verständnis dieser Dinge ist die wichtigste Voraussetzung für die Ausarbeitung eines Angebots zu einer Ausschreibung.