Projekt Assessments - wie gut laufen Ihre Projekte wirklich?

Ausgangslage - was sind die kritischen Erfolgsfaktoren für den Projekterfolg und woran scheitern Projekte?

Projekt Assessments geben Aufschluss über die aktuelle Situation von Projekten, Programmen oder ganzer Portfolios. Sie bieten zudem die Möglichkeit, Verbesserungen und Optimierungen frühzeitig zu erkennen sowie notwendige und geeignete Maßnahmen zielgerichtet und priorisiert vorzunehmen.

Der PMBOK Guide & Standards des Project Management Institutes beschreibt, dass bereits früh im Projekt die kritischen Erfolgsfaktoren definiert werden müssen: Management Buy-In, Zielsetzung stringenter PM Methodik, richtige Zusammensetzung des Projektteams, richtige Zieldefinition des Projekts, Führungsqualität des Projektleiters, Kommunikation im Projektteam. Dennoch neigen Projekte dazu, zu scheitern. Woran liegt das?

Bereits 2008 führte die „Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)“ zusammen mit der „PA Consulting Group“ eine branchenübergreifende Studie durch („Erfolg und Scheitern im Projektmanagement“). Im Ranking der Studie stachen besonders auffällig folgende Ursachen für schlecht laufende Projekte hervor:

Quelle: http://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know-How/Ergebnisse_Erfolg_und_Scheitern-Studie_2008.pdf


Die Auswertung der Top-3 Ursachen zeigt:

1.     „Projektkommunikation“: Die Kommunikationskultur ist in vielen Projekten und Unternehmen nach wie vor nicht optimal. Und das, obwohl eine gute und professionelle Kommunikation den Dreh- und Angelpunkt eines Projekts darstellt.

2.     "Klare Ziele ": Diese fehlen, wenn insbesondere festgeschriebene Prozesse für Zielvereinbarungen, klare Projektanforderungen und Ziele zwischen Projektleiter und Management fehlen sowie Zielkontrollen durch konsequenten Change-Request Management Prozess nicht vorhanden sind.

3.     "Position des Projektleiters“: Diese Ursache tritt häufig auf, wenn zwischen Projektleiter und Management kein klares Verständnis über den Projekterfolg fixiert wurde, die Entscheidungskompetenz des Projektleiters bei Ressourcenkonflikten beschränkt ist, und die Auswahl des Projektleiters nicht nach der besten Eignung erfolgt ist.

Ergebnis:

Diesen Faktoren gilt es mit Projekt-Assessments entgegen zu wirken. Dies erfolgt durch Analyse, Beurteilung und Bewertung des Entwicklungsstandes, der Güte, Reife und Kompetenz von Organisationen und Personen mit folgendem Ziel:

Steigerung der Projekterfolge und der Effizienz

Präzisierung der Projektziele

Abgrenzung der Projektinhalte

Stärkung der Rolle der Projektleitung

Steigerung von Transparenz und Verantwortlichkeiten in der Organisation

 

Vorgehensmodell für Projekt Assessments:

Als Grundlage für das Assessment dient zunächst eine generische Checkliste, die auf die jeweilige Situation und Bedürfnisse beim Kunden angepasst wird. Gemeinsam mit dem Kunden bzw. Stakeholdern erfolgt die Durchführung des Assessments in 5 Phasen:

 

Auswertung und Präsentation der Ergebnisse:

Die Assessmentergebnisse und daraus resultierende Verbesserungsvorschläge werden gemeinsam mit den Stakeholdern - bestehend aus Geschäftsführung bzw. Management und den Projektmanagementexperten - diskutiert. Durch diese Vorgehensweise wird die direkte Kommunikation zum Stand des Projektmanagements im Unternehmen intensiviert. Neben der detaillierten Auswertung der einzelnen Bereiche und Kriterien empfiehlt es sich, für die Ergebnispräsentation Dashboards und Charts (z.B. Risk-Spider, Risk Burndown Chart etc.) zu verwenden.

Fazit:

Projekt Assessments wirken frühzeitig dem Scheitern von Projekten entgegen. Das Projekt Assessment erfasst die Strukturen, Leistungen und Risiken eines Projekts und optimiert die Prozesse in der Projektabwicklung durch:

1.     Prüfung des aktuellen Projektstandes anhand der kritischen Erfolgsfaktoren

2.     Analyse der vorhanden und möglichen Risiken im Projekt

3.     Identifizierung von Verbesserungspotentialen

4.     Ermittlung und Durchführung von Maßnahmen

Der Nutzen der Durchführung von Projekt Assessments ergibt sich durch das damit verbundene Überdenken der Projektarbeit bzw. Projektabwicklung und der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Projekt Assessments stellen somit die Basis für die erfolgreiche Durchführung von Folgeprojekten dar.

it-economics führt bei seinen Kunden branchenübergreifend Project Assessments durch. Zum Einsatz kommen dabei ein Projekt Assessment Tool und der sog. „Risk-Spider“. Bei diesen Tools handelt es sich um eine generische Checkliste und ein auf die jeweiligen Bedürfnisse des Kunden (Branche, Unternehmensorganisation und -kultur, PM-Organisation, Technologie & Architektur, zu analysierende Bereiche etc.) angepasstes Tool. Nachdem die Auswertung erfolgt ist und ein Risikoprofil erstellt wurde, erarbeiten Projekt Management Experten der it-economics mit den Stakeholdern und Entscheidern beim Kunden Vorschläge für Optimierungsmaßnahmen und deren konkrete Umsetzung.