Wer sind wir und wenn ja, wie viele? Management von Anforderungen, Projektportfolios und Mitarbeiterkapazitäten mit imatch

Im Umfeld globaler Unternehmensstrukturen und Projektvielfalten wird es immer wichtiger, nicht nur Herr über ein einzelnes Projekt zu sein, sondern die ganze Bandbreite an Anforderungen, Projekten und Ressourcen eines Unternehmens zu managen.

Dass dies keine leichte Aufgabe ist, zeigen Studien der TU Berlin. Seit 2003 führt der Lehrstuhl für Technologie- und Innovationsmanagement empirische Studien zum IT-Projekt- und Portfoliomanagement (IT-PPM) durch. Dabei kristallisierten sich typische, immer wiederkehrende Mängel heraus:

  • Zu viele Projekte (62% der Studienteilnehmer)
  • Mangelnde Konsequenzen bei Entscheidungen über Projektabbrüche (67%)
  • Doppelarbeiten (32%)
  • Keine strategiekonforme Verteilung der Ressourcen (34%)

Die Studien verdeutlichen, dass Unternehmen mit gutem IT-Projekt- und Portfoliomanagement wirtschaftlich erfolgreicher sind und somit IT-PPM kein Selbstzweck ist, sondern eine Investition in ein Managementsystem, die sich auszahlt.[1]

Mit imatch bietet die it-economics GmbH den Unternehmen ein Werkzeug zur Einhaltung und Steuerung von Anforderungen, Projektportfolios und Mitarbeiterkapazitäten.

 

Herausforderungen für Unternehmen

Zielsetzungen des IT-Projekt- und Portfoliomanagements sind ein effizienter Einsatz der in einem Unternehmen verfügbaren Ressourcen, der ständige Abgleich der strategischen Unternehmensziele mit dem aktuell eingeplanten und umzusetzenden Projektportfolio sowie die kontinuierliche Schaffung von Transparenz zwischen Angebot und Nachfrage.

imatch unterstützt Sie dabei, den gesamten Lebenszyklus eines Projektes von der Anforderungsvision bis zur Übergabe fertiger Produkte in die Wartung zu planen, aktiv zu steuern und stetig zu controllen.

 

IT-Projekt- und Portfoliomanagement schafft Klarheit und Effizienz

Gerade im Umfeld von IT-PPM wirkt eine Vielzahl von Faktoren direkt und indirekt auf Ihr Portfolio ein. Diese beeinflussen die zu treffenden Entscheidungen enorm. Sind Sie jedoch nicht in der Lage, jederzeit Auskunft über einzelne Bereiche zu geben, kann das Portfolio schnell in Schieflage geraten.

Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen und überprüfen Sie, ob Sie dazu jederzeit fundierte Aussagen treffen können:

  • Kennen Sie die technischen und fachlichen Skills Ihrer Mitarbeiter?
  • Wissen Sie, wer wann für welche Aufgaben eingeplant bzw. verfügbar ist?
  • Können Sie abschätzen, welche Skills Sie für die Umsetzung Ihrer Anforderungen benötigen?
  • Wissen Sie, welche und wie viele Anforderungen zusätzlich zu den laufenden Projekten und dem Tagesgeschäft eigentlich noch umsetzbar sind?
  • Sind Sie in der Lage, Ihre Anforderungen von der Vision bis zur Inbetriebnahme lückenlos nachzuverfolgen?
  • Können Sie Ihr Projektportfolio stets unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Mitarbeiterauslastung und -verfügbarkeit planen und laufend nachsteuern?

 

imatch unterstützt den kompletten IT-PPM-Zyklus

imatch hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen bei den oben genannten Herausforderungen zielgerichtet zu unterstützen und in den einzelnen Phasen des IT-PPM von der Ideenfindung bis zur Übergabe der Produkte in den Betrieb stets Klarheit zu schaffen.

 

Das Konzept von imatch

imatch wurde als ein modulares Jira Add-On entwickelt, um mit den Bedürfnissen der jeweiligen Unternehmen kompatibel zu sein. Die verschiedenen Komponenten sind alle miteinander verknüpft, können aber je nach Bedarf auch einzeln verwendet werden.

Mitarbeiterverwaltung

Das Modul ergänzt die Informationen über die Mitarbeiter Ihres Unternehmens um technische (z.B. Softwareentwickler) und fachliche Skills (z.B. SEPA Know-how). Somit sind Sie zukünftig in der Lage, gezielt auf Anfragen zu reagieren und passende Mitarbeiter anzubieten. Um die verfügbaren Kapazitäten eines Mitarbeiters aktiv zu planen und zu steuern, können Sie mit Hilfe einer Reservierungsfunktion neben Projekteinplanungen auch längere Abwesenheiten oder Linientätigkeiten verwalten.

Simulation

Das Simulationsmodul erstellt auf Basis der vorliegenden Daten eines Unternehmens ein Aufwandsgebirge, bestehend aus bereits laufenden Projekten, anstehenden Projektvorhaben und neuen Anforderungen. Damit haben Sie die Möglichkeit, schnell und auf einen Blick zu erkennen, inwieweit noch neue Anforderungen in Ihr aktuelles Portfolio eingeplant werden können, ob Ihnen im gewünschten Zeitraum genügend Mitarbeiter für die Umsetzung zur Verfügung stehen oder ab wann Sie gezielte Maßnahmen einleiten müssen, um einer etwaigen Schieflage entgegenzuwirken. Durch einfaches Verschieben der Anforderungszeiträume können Sie über Planspiele ein geeignetes Portfolio zusammenstellen und Ihre Releases gezielt kurz- und langfristig ausplanen.

Staffing

Das Staffingmodul stellt die neuen und laufenden Projekte Ihres Unternehmens zur Verfügung. Durch einen einfachen, statusgesteuerten Workflow zwischen Projektleitern und Staffingmanagern können Sie einzelne Mitarbeiter anhand ihrer Skills und Kapazitäten direkt auf Ihre Projekte einplanen und genehmigen lassen. Durch den Handshake zwischen Projektleiter und Staffingmanager werden die Ressourcen fest für die Projekte eingeplant, und die verfügbaren Kapazitäten reduzieren sich automatisch um den abgestimmten Aufwand und Leistungsumfang.

Reporting

Das Reportingmodul bietet die Möglichkeit, individuelle Auswertungen aus dem Datenschatz von imatch zu erstellen. Damit wird für Sie das Controlling vereinfacht und Ihnen jederzeit die Möglichkeit gegeben, gezielt auf die aktuellen Aktivitäten einzuwirken. Außerdem bietet es eine lückenlose End-To-End-Traceability der Anforderungen.

Spider

Das Spidermodul durchsucht unterschiedliche Datenquellen, sammelt alle für imatch relevanten Daten ein (z.B. Mitarbeiter-, Projekt- und Anforderungsinformationen) und importiert diese in den Datenhaushalt Ihrer bereits bestehenden Jira-Datenbank. Ihre juristischen Datenbestände werden dadurch nicht beeinträchtigt. Durch ausgereifte Algorithmen werden bereits beim Einsammeln der Daten Aufwandsgebirge berechnet, Verknüpfungen zwischen imatch- und Jira-Entitäten hergestellt und Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

 

Das Jira Add-on imatch

Die Integration von imatch in das weit verbreitete Jira des Softwareherstellers Atlassian (bereits mehr als 70% der Fortune100-Unternehmen setzen auf Jira)[2] bietet die Möglichkeit einer lückenlosen End-to-End-Traceability von Anforderungen und Projekten und ermöglicht es, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens anhand ihrer Kapazitäten einzuplanen. Durch die Verknüpfung der jeweiligen Entitäten lassen sich die einzelnen Atlassian-Produkte wie Jira, JiraAgile oder Confluence mit imatch verknüpfen und bieten eine komponentenübergreifende Bearbeitung und Steuerung Ihres gesamten Portfolios innerhalb der einzelnen Arbeitsschritte, egal ob zum Wissenstransfer oder zur Steuerung und Planung Ihres Portfolios.

 

Unsere Expertise

Die it-economics GmbH hat in Zusammenarbeit mit einem der Top-10-IT-Dienstleister in Deutschland mit imatcheine individuelle Softwarelösung zur Planung und Steuerung von Anforderungen, Projektportfolios und Mitarbeiterkapazitäten entwickelt. Bisher wurden mit imatch seit 2008 jährlich ca. 750 Anforderungen simuliert, ca. 250 Projekte geplant und ca. 500 Mitarbeiter Projekten und Linientätigkeiten zugeordnet.

Im Bereich des IT-Projekt- und Portfoliomanagements unterstützt die it-economics GmbH seit Jahren erfolgreich diverse Shared-Service-Unternehmen bei der Planung und Steuerung ihrer Portfolios und Projekte sowie bei der Verzahnung der Bereiche Planung (Jahres- und unterjährige Planung), Staffing (Projektplanung), Ressourcenverwaltung und Controlling.

 

„Nicht der Kunde passt sich der Arbeitsweise der Werkzeuge an,
sondern das Werkzeug passt sich den individuellen Bedürfnissen und kundenspezifischen Prozessen an.”



Wir unterstützen Sie

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Mit imatch bieten wir Ihnen eine schlanke und modulare Lösung an, um die Anforderungen, Projektportfolios und Mitarbeiter Ihres Unternehmens gezielt planen und steuern zu können. Sie sind somit in der Lage, Ihre Unternehmensziele erfolgreich zu verfolgen und umzusetzen.

Als offizieller Atlassian-Partner bieten wir neben der Integration von imatch auch folgende Dienstleistungen an:

  • Beratung bei der Auswahl passender Atlassian-Produkte
  • Attraktive Lizenzmodelle aller Atlassian-Produkte
  • Unterstützung bei der Installation, Konfiguration und Anpassung der Systeme
  • Hosting der gewünschten Produkte, um diese als SaaS (Software as a Service) einfach und ohne den Aufbau des technischen Umfelds direkt einsetzen zu können
  • Anpassung und Neuentwicklung individueller Jira und Confluence Add-Ons
  • Beratung und Unterstützung bei der Einführung von imatch in die Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens
  • Prozess- und Managementberatung sowie Schulungen und Workshops runden die Angebotspalette ab.

 

Ist Ihr Interesse geweckt oder stehen Sie gerade vor einer Herausforderung, bei der Sie dringend auf der Suche nach einem neuen Lösungsweg sind? Dann kontaktieren Sie uns unter imatch@it-economics.de

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[1]Quelle: GPM-Magazin PM-Aktuell Heft 1/2011, Seite 20-26
[2]Quelle: https://www.attlassian.com/de/company/press/