Zeit ist Geld

Projektkosten vorausschauend betrachten.

Die Aufgabe eines Programm- oder Multiprojektmanagements ist nicht nur die Vorbereitung von Projekten – die Überwachung von Projektkennzahlen sowie das Einleiten steuernder Maßnahmen gehören ebenfalls dazu, um den erfolgreichen Abschluss der Projekte zu gewährleisten. Damit der finanzielle Rahmen eingehalten wird, ist eine laufende Kontrolle des Projektbudgets nötig. Eine meiner Aufgaben als Berater war es, ein Konzept inklusive technischer Umsetzung zur Überwachung der Projektbudgets zu entwerfen. Die wichtigste Anforderung war, dass auch eine Vorhersage der Projektkosten möglich sein sollte. Dieser Blogeintrag soll einen kurzen Überblick über die Ergebnisse vermitteln.

Für einen zielorientierten Projektmanager ist es wichtig, stets die neuesten Zahlen zu den zu verantwortenden Projekten zur Verfügung zu haben. Mit diesen müssen zum einen die Stakeholder auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Zum anderen ist die Beobachtung des Verlaufs der Projektkosten zum frühzeitigen Gegensteuern nötig. Die erste Frage, die sich dabei stellt: Mit welchem Werkzeug bzw. welcher Software kann diese Aufgabe am besten gelöst werden?

Die Frage des richtigen Werkzeugs

Die Auswahl gestaltet sich recht einfach. Das am weitesten verbreitete Tool, welches es auf einem Windows-Rechner ermöglicht, Daten aus verschiedenen Systemen zu konsolidieren und grafisch auszuwerten, ist Microsoft Excel. Hier können Daten nicht nur aufbereitet, sondern auch dynamisch in aussagekräftigen Diagrammen dargestellt werden.

Die Auswahl der Datengrundlage

Der nächste zu klärende Punkt ist, welche Daten für eine genaue Auswertung der Projektkosten nötig sind. Für die Beantwortung der grundlegenden Frage, wie viel des geplanten Projektbudgets bereits verbraucht worden ist, wird lediglich eine Aufstellung über die aktuell im Projekt angefallenen Aufwände benötigt.

Werden diese beiden Zahlen in einfachen Bezug zueinander gestellt, so ergibt das eine relative Aussage über den aktuellen Projektfortschritt. Das Ergebnis wäre aber noch völlig losgelöst von einer ganz wichtigen Komponente in einem Projekt: der Projektlaufzeit.

Sollen diese drei Projektkennzahlen Projektbudget, Projektaufwand und Projektlaufzeit nun grafisch in einem Diagramm dargestellt werden, muss man sich Gedanken über die Verteilung des Budgets über die Zeitachse machen. Denn hier wird bereits begonnen, sich vorausschauend mit dem Verlauf der Projektkosten auseinanderzusetzen. Der Verlauf der Ist-Aufwände könnte so aussehen wie in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung 1: Exemplarischer Verlauf von Ist-Werten

Eine weitere wichtige Kennzahl, welche eigentlich nur der Projektleiter selbst liefern kann, ist der EAC-Wert eines Projekts. Der EAC steht für „Estimate At Completion“ und ist nichts anderes als der geschätzte Gesamtaufwand am Projektende. Übertrifft dieser Wert die Höhe des ursprünglich geplanten Projektbudgets, so ist das eine wichtige Aussage über die Entwicklung der Projektkosten.

Implizit wird zudem eine Angabe über die Höhe des für den erfolgreichen Projektabschluss noch benötigten Budgets gemacht. Dazu wird einfach die Differenz aus dem EAC-Wert und dem aktuellen Aufwand gebildet. In der Fachsprache nennt sich das Ergebnis ETC (Estimate To Completion).

Die zur Auswertung der Projektkosten benötigten Daten sind also recht überschaubar. Zusammengefasst sind das:

  • das ursprünglich geplante Projektbudget
  • der aktuelle Aufwand
  • die Projektdauer, bzw. Start- und Endtermin des Projekts
  • und der EAC- bzw. der ETC-Wert.

Die Datenaufbereitung / Simulation

Die Datengrundlage ist damit festgelegt. Nun geht es an die Aufbereitung der Zahlen, damit sie abschließend geschickt grafisch dargestellt werden können.

Um den zeitlichen Bezug des Projekts, welcher durch die Projektdauer gegeben ist, sinnvoll auszunutzen, ist es notwendig, den Projektaufwand in gleich große Zeitabschnitte einzuteilen. Am besten wird er in den Zyklus unterteilt, in dem der Aufwand erhoben wird, also zum Beispiel in Wochen oder Monate.

Der nächste Schritt – und die größte Hürde bei der Auswertung der Projektkosten – ist es nun, die Zahlen für das ursprüngliche Projektbudget und den EAC-Wert sinnvoll über diese Zeitabschnitte zu verteilen. Hier gilt es, vorab die konzeptionelle Frage zu beantworten, wie diese Verteilung genau durchgeführt werden sollte. Das geplante Projektbudget sollte nicht einfach nur gleichmäßig über die Projektlaufzeit verteilt werden. Die Verteilung beruht entweder auf Ideal-, besser aber noch auf Erfahrungswerten.

Die Höhe der Idealwerte kann auf Grundlage spezifischer Annahmen festgelegt werden. Die Erfahrungswerte werden bei der Aufbereitung der Aufwände bereits abgeschlossener Projekte berechnet. Da die Projekte unterschiedliche Laufzeiten besitzen können, wird die Anzahl der Werte der zu ermittelnden Erfahrungskurve, und somit die relative Aufteilung vorher festgelegt. Mit diesem Schlüssel kann der Aufwand jedes vergangenen Projekts eingeteilt werden. Dadurch entstehen mehrere Datenreihen mit derselben Aufteilung. Übereinandergelegt ergeben diese eine auf Erfahrungswerten beruhende Durchschnittskurve.

Die Kurve in der folgenden Grafik (Abbildung 2) steigt aufgrund der Konzeptionsphase im Projekt schwach an und erreicht in der Umsetzungsphase ihren Höhepunkt. In der Testphase zum Ende des Projekts ist der erfahrungsgemäße Aufwand aber noch deutlich höher als zu Beginn des Projekts. Die Idealkurve könnte dagegen für die drei Projektphasen auf einem einfachen Verhältnis, zum Beispiel 25:45:30, beruhen.

Abbildung 2: Exemplarischer Verlauf von Ideal- und Erfahrungswerten

Nach dem gleichen Prinzip können nun in umgekehrter Richtung mit Hilfe der Ideal- bzw. Erfahrungswerte, der Höhe des ursprünglich geplanten Projektbudgets und der jeweiligen Projektlaufzeit Werte je Zeitabschnitt errechnet werden. Diese geben grafisch dargestellt den Verlauf der geplanten Projektkosten wieder.

Im Zusammenhang mit der zyklischen Verteilung des Ist-Aufwands kann ein Diagramm wie in Abbildung 3 geschaffen werden. Daraus wird schnell ersichtlich, wann der Aufwand den geplanten Verlauf über- oder unterschritten bzw. eingehalten hat.

Abbildung 3: Exemplarischer Verlauf der Istwerte sowie der Planwerte (auf Basis der Erfahrungswerte)

Die Verteilung muss für eine vorausschauende Darstellung der Projektkosten auch für den ETC-Wert durchgeführt werden. Dies darf aber nur anteilig für die noch verbleibende Projektlaufzeit geschehen.

Letztlich werden so drei Kurven ermittelt (siehe Abbildung 4), welche eine genaue Auswertung der Projektkosten ermöglichen:

  • das ursprünglich geplante Projektbudget, verteilt über die gesamte Projektlaufzeit
  • der Ist-Aufwand, verteilt über den Zeitraum vom Projektstart bis zum aktuellen Datum
  • der ETC-Wert, verteilt über den Zeitraum vom aktuellen Datum bis zum Projektende.

 

Abbildung 4: Exemplarischer Verlauf der Ist-, der Plan und der ETC-Werte

Es ist erstaunlich, welchen qualitativen Sprung diese Auswertung nimmt, sobald gerade auf Erfahrungswerte und auf eine einfache grafische Darstellung in Excel zurückgegriffen wird. Die Daten können natürlich noch mit mehr Parametern versehen sein, nach denen in Excel dann gefiltert werden kann, zum Beispiel dem Namen des Projektleiters bzw. der Projektleiterin oder einer Projektkategorie.

Schlussendlich ist die Qualität der Ergebnisse der Auswertung sehr stark von der Qualität der Datengrundlage abhängig. Für eine fundierte Vorhersage der Projektkosten ist vor allem die gewissenhafte Angabe des EAC-Werts durch die Projektleiter nötig. Gerade dann erhöht sich auch die Möglichkeit, die gewonnen Erkenntnisse in die Planung zukünftiger Projekte einfließen zu lassen.