SEPA Days 2013

Die SEPA-Tage 2013 brachten wie schon im Vorjahr spannende Diskussionen und Erkenntnisse.
Auf drei Kongressen in Köln, Frankfurt und Hannover trafen sich Vertreter aus der Finanz-, IT- und Telekommunikationsbranche, der Medien- und Verlagswelt, dem Dienstleistungssektor und der Industrie.
Neben hochkarätigen Vorträgen stand der Austausch über die Herausforderungen, welche die endgültige Abschaffung der nationalen Zahlungsformate von Überweisungen und Lastschriften und die damit einhergehende verpflichtende Nutzung der SEPA-Formate ab 1.2.2014 mit sich bringt, im Vordergrund.
Einer der Fachvorträge wurde von Herrn Dr. Ernst Stahl vom ibi research der Universität Regensburg zum Thema „SEPA-Umsetzung in Deutschland: Status quo und Stand der Umsetzung bei Unternehmen, Behörden und Vereinen“ gehalten. Herr Stefan Scheidgen vom Deutsche Post Renten Service berichtete über „SEPA-Rentenzahlungen: Das Anwendungsbeispiel für SCT“. Den Abschluss der Vortragsreihe bildete der gemeinsame Beitrag von Herrn Stefan Grimm von it-economics und Herrn Andreas Hoffart von CGI. Darin wurden praxisnah die Umsetzung der SEPA-Anforderungen vorgestellt und konkrete Tipps und Hilfestellungen für das methodische Herangehen im Projektalltag gegeben.

SEPA-Umsetzung in Deutschland

Eine besorgniserregende Tatsache der von Herrn Dr. Stahl und seinem Team durchgeführten Umfrage ist die Tatsache, dass knapp einem Drittel der befragten Unternehmen und Vereine SEPA kaum bzw. überhaupt nicht bekannt ist. Auch sehen viele nur mittelfristigen Handlungsbedarf; die Tragweite der tatsächlichen Auswirkungen wird oftmals unterschätzt.
Ungefähr ein Drittel aller Firmen nutzt bereits heute die SEPA-Überweisung, jedoch eher in geringen Volumina und nicht für das Massengeschäft. Die Einführung der SEPA-Lastschrift, die das neue Element des Mandats mit sich bringt, ist bei einem Großteil der Betriebe für die zweite Jahreshälfte 2013 geplant. Unternehmen, die viele Transaktionen in Euro ins Ausland durchführen, erhoffen sich durch SEPA geringere Kosten, verkürzte Laufzeiten und ein SEPA-weit harmonisiertes Regelwerk, welches die nationalen Besonderheiten größtenteils eliminieren soll.
Hingegen stellt die Umstellung der etablierten nationalen Zahlungsverfahren auf SEPA für Unternehmen, die nur bzw. überwiegend in Deutschland aktiv sind, eine nicht zu unterschätzende Belastung und Veränderung dar. Zu den größten Herausforderungen zählen die Umstellung der IT-Systeme und der internen Prozesse sowie die Einholung der mit der SEPA-Lastschrift geforderten schriftlichen Mandate, welche die Einzugsermächtigung ersetzen.

Im Detail sind Themen wie der von 378 auf 140 Zeichen verkürzte Verwendungszweck sowie die nun notwendige sogenannte Pre-Notification bei den SEPA-Lastschriften nicht zu unterschätzen. Zudem ändern sich die Einreichungsfristen für die SEPA-Basislastschrift (SEPA CORE). Diese liegen ab Februar 2014 bei 2 bzw. 5 Tagen vor Fälligkeit, je nachdem ob es sich um eine Erst- bzw. Einmallastschrift oder um eine wiederkehrende Lastschrift handelt. Alternativ ist die Wahl von SEPA COR1 möglich. Dies verkürzt den Vorlauf für die Einreichung auf einen Tag. Da es sich hierbei jedoch um ein Zusatzangebot handelt, ist eine europaweite, flächendeckende Einführung nicht absehbar. Die Deutsche Kreditwirtschaft plant aber eine Einführung für Deutschland im November 2013.
Neben der Umstellung von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC ist das neue XML-Format sicherlich die größte Herausforderung für die IT. Die genannten neuen Anforderungen werden neben dem IT-Aufwand auch zu erheblichen Prozessänderungen führen.

Die Einführung von SEPA betrifft weite Unternehmensteile, die bisher mit diesen Themen noch keine Berührungspunkte hatten. Neben den klassischen, zu erwartenden Bereichen wie IT und Finance seien noch Management, Rechtsabteilung, Vertrieb, Personalabteilung, Kundenservice, Einkauf, Poststelle sowie evtl. Service-Dienstleister erwähnt.
Mit der Einführung der Payment Service Directive (Zahlungsverkehrsrichtlinie der EU) und deren Umsetzung in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber wurde bereits 2009 ein einheitlicher Rahmen für alle Zahlungen in Europa gesteckt. Nachdem im Februar 2012 in einer EU-Verordnung die Enddaten für die nationalen Systeme festgelegt worden waren, sollte Ende 2012 eine weitere Präzisierung und Detaillierung im SEPA-Begleitgesetz geregelt werden. Nach längerem Tauziehen, verursacht durch den unnötigen Zusammenschluss zweier völlig themenfremder Gesetzesvorlagen, wurde das SEPA-Begleitgesetz, das den europäischen Zahlungsverkehr harmonisieren soll und Regelungen zu den vom EuGH geforderten Unisex-Tarifen im Versicherungsrecht enthält, am 1.3.2013 durch den Bundesrat gebilligt. Es kann damit dem Bundespräsidenten zur Unterschrift vorgelegt werden.
Diesem Beschluss war ein längeres Vermittlungsverfahren vorausgegangen, das der Bundesrat im Dezember vergangenen Jahres initiiert hatte, um Besitzer von Lebensversicherungen vor Verlusten zu schützen. Der Vermittlungsausschuss einigte sich am 26.2.2013 darauf, die umstrittenen Regelungen zur reduzierten Beteiligung der Verbraucher an den Bewertungsreserven der Lebensversicherer aus dem Gesetz zu streichen. Der Bundestag hat den Einigungsvorschlag am 28.2.2013 akzeptiert.
Neben technischen Rahmenbedingungen ist der wohl wichtigste Bestandteil des SEPA-Begleitgesetzes die Vereinbarung, dass die Nutzung des Elektronischen Lastschriftverfahrens (ELV) sowie die Nutzungsmöglichkeit der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl für Privatpersonen bis 1.2.2016 verlängert werden.

Praxisbeispiel – SEPA Einführung bei der Deutschen Post Renten Service

Herr Scheidgen gab in seinem Vortrag interessante Einblicke in die Einführung und Umsetzung des SEPA Credit Transfer (SCT) beim Deutsche Post Renten Service.
Der Deutsche Post Renten Service zeichnet verantwortlich für die Auszahlung von Renten in Höhe von ca. 26 Mio. Euro an 20 Mio. Rentner. Da zu den Zahlungsempfängern auch deutsche Rentner im Ausland zählen, ergibt sich eine zusätzliche Komplexität. Durch die progressive und frühzeitige Umsetzung von SCT – fast alle Zahlungen waren bereits Ende 2012 auf SCT umgestellt, und damit gut ein Jahr vor dem regulatorischen Stichtag – war der Deutsche Post Renten Service ein Vorreiter und maßgeblicher Markttreiber der SCT-Nutzung in Europa.

SEPA Projekte – Methodisches Vorgehen

Erfahrungen aus ihren laufenden Projekten und Tipps zur praktischen Umsetzung konnten Herr Grimm von it-economics und Herr Hoffart von CGI den Teilnehmern vermitteln.
Es wurde betont, dass ein zeitnaher Projektstart ratsam sei. Die oben genannten Anforderungen und Herausforderungen machen eine genaue Analyse der internen Prozesse notwendig. Um eine hohe Qualität über alle Bereiche hinweg zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Analyse anhand von zuvor definierten Checklisten durchzuführen. Sollte neben der Einführung der SEPA Lastschrift auch die SEPA Überweisung noch offen sein, empfiehlt es sich, die Einführung voneinander zu entkoppeln und die SEPA Überweisung vorzuziehen. Grund hierfür ist die deutliche geringere Komplexität der SEPA-Überweisung. Somit kann eine Risikominimierung bzgl. eines zeitkritischen Go-Live Termins für beide Formate erreicht werden kann.

Vom methodischen Aspekt her ist eine Prozesssicht empfehlenswert. Diese Methode gewährleistet eine konsistente Sicht sowie die Erfassung aller relevanten Bereiche und Systeme und schafft die Basis für ein erfolgreiches Testen. Der Bereich „Test“ ist im SEPA-Projekt von großer Bedeutung, da viele IT-Systeme und -Prozesse betroffen sind und somit eine hohe Komplexität gegeben ist. Ein rechtzeitiges Aufgleisen des Tests, z.B. zeitgleich mit dem Start der Fachkonzeptphase, legt den Grundstein für einen nahtlosen Übergang der Umsetzungs- in die Testphase.
Neben den technischen und fachlichen Themen sollte der Fokus auch auf das Change Management gelegt werden. Wie oben bereits erwähnt, sind weite Teile des Unternehmens betroffen; die Mitarbeiter müssen daher entsprechend informiert und ggf. geschult werden. Bei den Kunden wird möglicherweise ebenfalls ein erhöhter Informationsbedarf bestehen, auf den man sich einstellen sollte. Da eventuell auch die AGBs – sowohl die Kunden als auch die Lieferanten und Dienstleister betreffend – angepasst werden müssen, ist dies mit der Rechtsabteilung abzustimmen.
Neben der methodischen Vorgehensweise wurde in einer Live-Demo eine bereits existierende Lösung für das Mandatsmanagement (Logica Mandate Management) vorgestellt. Diese ist als „Software as a Service“ (SaaS) konzipiert, was eine relativ unkomplizierte und schnelle Integration in bestehende Architekturen ermöglicht. Durch die gute Skalierbarkeit eignet sie sich sowohl für kleinere Unternehmen als auch für große Industrie- und Finanzkonzerne.

Die SEPA Days waren somit – nicht zuletzt wegen der interessanten Vorträge und der Möglichkeit, sich über die bisherigen Erfahrungen auszutauschen und über heterogene Branchen hinweg voneinander zu lernen und zu profitieren – erneut ein großer Erfolg und konnten hoffentlich einen kleinen Beitrag dazu leisten, die SEPA-Einführung in Deutschland erfolgreich umzusetzen.
 

Quellen:

  • Vortrag Dr. Ernst Stahl, ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland: Status quo und Stand der Umsetzung bei Unternehmen Behörden und Vereinen.
  • Vortrag Stefan Scheidgen, Deutsche Post Renten Service: SEPA-Rentenzahlungen: Das Anwendungsbeispiel für SCT.
  • Vortrag Stefan Grimm, it-economics/Andreas Hoffart, CGI: Umsetzung der SEPA-Anforderungen.
  • Bundesrat: Pressemitteilungen