Mitarbeiterführung – Das Feedback-Gespräch

Vor ein paar Wochen hatte ich einen Beitrag zum klassischen Projektleiter geschrieben. Einen wichtigen, vielleicht sogar den wichtigsten Bereich hatte ich dabei außen vor gelassen: Das Feedback. Das Thema Feedback ist in dieser Rolle wie auch generell im Arbeitsumfeld ein zentrales Element. Aus diesem Grund möchte ich dem Thema an dieser Stelle einen eigenen Beitrag widmen.

Jeder Mitarbeiter hat den Wunsch sich zu verbessern. Das Arbeitsergebnis soll eine höhere Qualität erreichen, man möchte effizienter arbeiten, im Umgang mit problematischen Situationen würde man gerne souveräner werden.... Eigenreflektion und intrinsische Motivation sind die Grundlagen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess der eigenen Leistungen. Konstruktives Feedback ist in diesem Entwicklungsprozess sehr wertvoll und zeigt uns ggf. nicht nur das Ziel, sondern auch den Weg. Dies kann uns helfen, wenn wir uns gezielt Gedanken über Strategien zur Verbesserung machen. Dabei ist positives wie negatives Feedback gleich wichtig und notwendig. Grundsätzlich hilft bei der eigenen Verbesserung natürlich negatives Feedback mehr als positives.

Feedback ist keine Selbstverständlichkeit

Feedback ist ein zentrales Element für die eigene Entwicklung wie auch für den Entwicklungsprozess junger Kollegen. Leider ist Feedback zu erhalten keine Selbstverständlichkeit und gutes und konstruktives schon überhaupt nicht. Daher sollten wir grundsätzlich für Feedback dankbar sein - selbst wenn es nicht in der richtigen Form geäußert wird und wir uns evtl. verletzt und angegriffen fühlen. Die Kritik wegzuschieben und sich über den Kritiker zu ärgern ist nachvollziehbar - bringt uns aber nicht weiter. Feedback stehen lassen, bewerten und im Anschluss das herausfiltern, was für einen wichtig / relevant ist, ist in diesen Konstellationen die richtige Strategie.
Gutes Feedback bedeutet für mich nicht gelobt zu werden, sondern dass der Feedbackgeber herausarbeitet, was gut und was verbesserungswürdig ist und vor allem „warum“. Dann gelingt es mir als Feedbacknehmer am einfachsten, das Feedback anzunehmen. Dies gilt für Kritik genauso wie für Lob – doch auch Lob sollte an Beispielen konkretisiert werden.

Feedback ist schwierig – wichtig sind die Bedingungen

Feedback zu erhalten scheint für viele auf den ersten Blick schwerer zu sein als Feedback zu geben. Aber dieser erste Blick täuscht. Gutes Feedback zu geben ist schwierig, insbesondere dann, wenn man möchte, dass Kritik und Lob angenommen werden.
Es gibt Rahmenbedingungen, die ich, als Feedbackgebender, beeinflussen kann und Dinge, die außerhalb meines Einflusses stehen. Ein entscheidender Punkt ist das Selbstvertrauen des Kollegen. Ist es stark ausgeprägt, wird der Kollege mit negativem Feedback besser umgehen können. Ist das Selbstvertrauen schwächer ausgeprägt, kann ich nur versuchen dies im Vorfeld mit positivem Feedback zu stärken. Positives Feedback hilft grundsätzlich bei der Akzeptanz des negativen Feedbacks.
Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe weiterer interessanter methodischer Fragen: Wann gebe ich Feedback? Sofort oder zu bestimmten Terminen? In welchem Rahmen gebe ich es? Wie deutlich und direkt werde ich? Ist der Kollege eher sensibel? Erwarte ich eine zeitnahe Reaktion oder verstehe ich mich nur als Ratgeber?

Ich muss zugeben, dass ich für obige Fragen keine allgemeingültigen Handlungsempfehlungen parat habe. Aber das ein oder andere Vorgehen hat sich bei mir etabliert. Dazu gibt es auch „Best Practices“ für Feedbackgespräche.

Best Practices - das sollten Sie bei einem Feedback-Gespräch berücksichtigen

  • Eine gute Vorbereitung, d.h. die wichtigen Feebackpunkte notieren, einen eigenen Termin planen, genügend Zeitpuffer kalkulieren,
  • Lob & Kritik sind wichtig. Überlegen Sie sich, was der Kollege besonders gut macht und wo er sich verbessern kann. Teilen Sie ihm beides mit.
  • Geben Sie ein sachliches Feedback und machen Sie es an selbst erlebten Beispielen fest. (Kein Hören-Sagen!)
  • Geben Sie konstruktives Feedback mit Perspektiven für die Zukunft  
  • Kritisieren Sie das Verhalten, nicht den Menschen
  • Konzentrieren Sie sich bei Kritik ggf. auf einzelne Punkte
  • Akzeptieren Sie Kritik an sich selber – auch wenn die Form nicht angemessen ist

Grundsätzlich trenne ich dabei Feedback immer in unmittelbares und in langfristiges Feedback sowie in Lob und Kritik – wobei es mir persönlich deutlich leichter fällt zu loben.

Unmittelbares Feedback – gelobt werden darf immer

Unmittelbares Feedback kommt immer direkt auf eine Aktion eines Kollegen, z.B. wenn einjunger Kollege eine Aufgabe besonders gut gelöst hat oder er selbständig ein Problem löst, bei dem ihm eigentlich Unterstützung zugestanden hätte. Andersherum bringe ich aber auch meine Enttäuschung zum Ausdruck, wenn etwas nicht wie erwartet erledigt wurde, z.B. der Termin zu einer Aufgabe wurde nicht eingehalten und es wurde nicht vorher kommuniziert. Sind andere Kollegen anwesend, bringe ich lediglich kurz meine Enttäuschung zum Ausdruck ohne ihn direkt zu kritisieren. Sind keine weiteren Kollegen dabei, stelle ich meine Erwartungen und seine Leistung gegenüber, um die Differenz aufzuzeigen und herauszufinden, warum es nicht wie erhofft geklappt hat.
Lob versuche ich immer sofort und gerne, auch im Beisein von Kollegen, zu äußern. Gerade bei jungen Kollegen, die ihre eigene Arbeit noch nicht so gut einschätzen können und meist auch noch sensibler sind, ist es für mich ganz wichtig, die gute Arbeit anzuerkennen und zu bestätigen.
Das unmittelbare Feedback ist besonders wichtig, da es am besten angenommen wird. Der kritisierte Punkt als auch die gute Leistung ist allen gegenwärtig und kann im Zweifelsfall auch im Detail besprochen werden.

Langfristiges Feedback

Nicht jeder Kritikpunkt lässt sich immer sofort ausführlich besprechen, das lassen die Situationen im Projekt oft gar nicht zu. Darüber hinaus ist es wichtig sich die Zeit zu nehmen, einem Kollegen ein ausführlicheres Feedback zu geben. Meiner Erfahrung nach ist ein Rhythmus von 6 Monaten ideal, da einerseits über einen schon aussagekräftigen Zeitraum gesprochen werden kann und andererseits die einzelnen angesprochenen Punkte noch relativ frisch im Gedächtnis sind.
Alle Menschen sind unterschiedlich, arbeiten unterschiedlich und brauchen auch unterschiedliche Feedbackgespräche. Der Inhalt des Feedbackgesprächs teilt sich in zwei Bereiche. Wie erledigt der Mitarbeiter seine Arbeitinhaltlich und wie empfinde ich die Zusammenarbeit persönlich. Dazu mache ich mir Gedanken zu meiner Erwartungshaltung - erwarte ich Änderungen oder sehe ich mich eher als Ratgeber? Zuletzt ist noch die Sensibilität des Mitarbeiters wichtig. Je nach Einschätzung ist das Feedback weicher oder deutlicher – letztendlich muss es verstanden und sollte angenommen werden. Hier kann ich den Rahmen schaffen, doch jeder Mensch entscheidet für sich selbst, ob er das Feedback annimmt.
Die Punkte, die an der Arbeit des Mitarbeiters herausragen und besonders markant sind, hab ich meist recht schnell zusammen (z.B. sehr zuverlässig, gewissenhafte Arbeit, gute Performance, usw.).
Ebenso kristallisieren sich bestimmte Wesenszüge mit der Zeit immer deutlicher hervor (z.B. MA ist nicht genug fokussiert und verliert sich öfter in Randdetails), die für mich oder das Team eine Zusammenarbeit ideal machen oder von mir als nicht optimal wahrgenommen werden. Je nach Relevanz erwarte ich auf das Feedback hin eine Reaktion oder sehe mich nur als Ratgeber – dies sollte im Gespräch auch deutlich gemacht werden.
Bei allem kritischen Feedback an Arbeitsweisen oder Verhaltensweisen sollte aber immer deutlich werden, dass sich das Feedback nicht auf die Person bezieht.

Der interessanteste Punkt ist für mich, wie sensibel der Mitarbeiter ist. Im Beruf präsentieren sich viele Menschen anders als im privaten Bereich und so kann eine Einschätzung auch mal ziemlich daneben liegen. Aus meiner Sicht sollte man diesen Punkt nicht unterschätzen, da ein zu deutliches Feedback auf einen sensiblen Charakter sehr zerstörerisch wirken kann. Hier ist nicht der sensible Mitarbeiter das Problem – ich gehöre sicher auch zu den sensibleren – sondern das Feedback muss sich dem Menschen anpassen. Eine zu hartes Feedback wird letztlich dazu führen, dass der Kollege das Feedback und die Hilfestellungen nicht annimmt, den Feedbackgebenden innerlich ablehnt und ggf. sich in dem Arbeitsumfeld nicht mehr wohlfühlt - mit allen möglichen Konsequenzen. Daher empfehle ich Feedback im Zweifelsfall zunächst immer eher vorsichtig zu geben und sich langsam an den Mitarbeiter heranzutasten. Lieber eine „überhörtes“ Feedback als gleich den Menschen zu verlieren.

Von Zeit zu Zeit gibt es immer wieder die Möglichkeit Feedback außer der Reihe zu geben, z.B. Verabschiedung eines Kollegen aus dem Projekt. Dies sollte gezielt genutzt werden, um in einer kleinen Ansprache die Leistungen des Kollegen in der Öffentlichkeit zu würdigen. Dies ist mehr als eine nette Geste um einen Kollegen zu verabschieden, sondern auch ein Zeichen an alle anderen Teammitgliedern, dass sich z.B. der Projektleiter von den Mitarbeitern ein deutlich klareres Bild hat, als vielleicht angenommen. Die Leistung eines jeden also wahrgenommen wird.

Fazit

Feedback zu bekommen, selber welches zu geben, Feedbackzu formulieren und Feedback in verschiedenen Formen an den Kollegen zu bringen ist sicher kein leichtes Unterfangen – wenn man sich mit dem Thema nicht eingehender beschäftigt. Wer aber die Bedeutung und Wichtigkeit von Feedback versteht, wird nicht nur merken, dass es eine interessante und spannende Aufgabe ist, sondern wird auch mit den Best Practices dem Feedbackgespräch einen geeigneten Rahmen geben.
Denn wenn wir uns selber und auch unser Umfeld verbessern wollen, kommen wir nicht umhin mit Feedback umzugehen. Feedback gibt uns die Möglichkeit uns und unser Handeln immer wieder gezielt zu hinterfragen – und nur so können wir besser werden. Und das wollen wir doch eigentlich, oder?