Workflow Engines – Das Mittel gegen unflexible und teure Geschäftsprozesse

Vor Ferien oder Brückentagen muss der Urlaub noch beantragt werden. Denn bevor man seine freien Tage genießen kann, sind viele organisatorische Schritte notwendig: Der Vorgesetzte muss dem Antrag zustimmen, die Personalabteilung muss informiert werden, ein Stellvertreter muss gefunden und in die Abwesenheitsnotiz im Outlook eingetragen werden. Ziemlich viele Aufgaben. Da kann es schon mal passieren, dass man etwas vergisst. Aber es wäre ärgerlich, wenn wegen einer Unachtsamkeit der Urlaub ins Wasser fiele.

Um dem entgegenzuwirken setzen viele Unternehmen IT-Systeme ein, die den Arbeitnehmern bei der Ausführung des „Urlaubsprozesses“ helfen sollen. Diese Software ist allerdings oft unflexibel und muss bei Änderungen am Prozess mühsam angepasst werden.

Was können Workflow Management Systeme was andere nicht können?

Die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen ist nach Gartner eine der Top-4-Einsatzszenarien für Business Process Management Systeme (BPMS). Business Process Management Systeme oder Workflow Management Systeme (WFMS), wie der Oberbegriff lautet, dienen hierbei als gemeinsame Anlaufstelle für alle Geschäftsprozesse. Ziel dieser Software ist es, Änderungen an Prozessen nicht zu implementieren, sondern zu modellieren. WFMS bilden dabei das Bindeglied zwischen dem Management und der IT-Abteilung einer Firma. Der Workflow, der letztendlich zur erfolgreichen Beantragung eines Urlaubs führt, wird dabei nach dem Baukastenprinzip in einzelne Aufgaben unterteilt. Die Aufgaben stellen vorgefertigte Bausteine dar, die von der IT-Abteilung bereitgestellt und vom Management zu einem Geschäftsprozess zusammengefügt werden. Wenn man unser Beispiel in eine Prozesssprache übersetzt und in einzelne Aufgaben aufteilt, könnte das wie folgt aussehen:

Abbildung 1: Exemplarischer Workflow zur Beantragung von Urlaubstagen

Wie mancher vielleicht bemerkt, ist dieser Prozess nicht perfekt und kann verbessert werden. Das WFMS bietet die nötige Flexibilität, um Änderungen am Prozess einfach zu modellieren und kann so auf fast alle erdenklichen Situationen reagieren. Da alle Schritte vom System überwacht werden, können auch keine Aufgaben vergessen werden. Das gewährleistet eine kurze Bearbeitungszeit. Workflow Engines helfen dadurch sogar die Kosten für einen Geschäftsprozess zu senken. WFMS eigenen sich nicht nur für die Verbesserung von Prozessen, sondern auch für firmenspezifische Prozesslösungen eines Problems oder für das service-orientierte Re-Design einer bestehenden Anwendung. Sie kommen besonders bei regelbasierten oder entscheidungsintensiven Prozessen zum Einsatz und eignen sich so z.B. für die Einführung neuer Produkte im Kreditgeschäft von Banken. Die Vorteile von WFMS liegen auf der Hand und auch Gartner hat im Jahr 2006 die Empfehlung zur Einführung solcher Systeme gegeben.

Wie finde ich die „richtige“ Workflow Engine?

Unternehmen, die sich jetzt für den Einsatz einer Workflow Engine entscheiden, stehen vor der schwierigen Aufgabe aus der Vielzahl von Anbietern das richtige Produkt zu finden. Es gibt weit mehr als 100 verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen. Nicht einmal Gartner lässt sich zu einer Aussage über die Anzahl aller Workflow Engines bewegen, sondern gibt nur einen kleinen Einblick über die Marktführer, solche die es werden wollen, und die Nischenprodukte.

Abhandlungen, wie man die richtige Software für seine Zwecke findet, gibt es viele. Eine haben wir bereits in unserem Blog vorgestellt [Vendor Selection Process].

Bei WFMS sollte man vor allem darauf achten, welche Art von Workflow Engine benötigt wird. Man unterscheidet hierbei zwischen integration-centric, human-centric, document-centric und system-centric WFMS:

Wenn man Probleme hat die Anforderungen des neuen Systems zu definieren, sollte man sich Gedanken über den Fokus der neuen Anwendung machen. Man sollte sich z.B. folgende Fragen stellen:

  • Welchen wirtschaftlichen Triebfaktoren unterliegt mein Unternehmen?
  • Welche Unternehmensstrategie habe ich?
  • Was sind die Ziele, Schwächen und Möglichkeiten meiner Firma?
  • Welche Risiken gibt es?

Für den erfolgreichen Einsatz und eine große Akzeptanz der Workflow Engine ist es außerdem wichtig zu wissen, wer die Stakeholder der neuen Technologie sind und wer in deren Konkurrenz tritt. Meist wird man in den betroffenen Organisationseinheiten des Unternehmens sehr schnell fündig. Um nach der Einführung eines WFMSdas neue System zu rechtfertigen und seinen positiven Nutzen herauszustellen, sollte man die Key Performance Indicators auf die neue eingesetzte Software anwenden.

Workflow Engines – Das Non plus Ultra der Prozessoptimierung?

Die Vorteile, die ein WFMS verspricht, sind viel versprechend. Alles soll besser, schneller, flexibler und günstiger werden. Die Möglichkeit eines up-to-the-minute Reportings ist für jeden Manager ein Traum. Workflow Engines bergen aber auch Gefahren, besonders wenn die Nutzer die neue Technologie nicht akzeptieren und eher als Überwachungsorgan des Managements empfinden. Die stetige Verbesserung und Neueinführung von Prozessen kann zu Overmanagement führen und das Unternehmen unflexibler machen. Es ist, wie so oft, nötig einen gesunden Mittelweg zu finden, um Workflow Engines erfolgreich einzusetzen.

 

Quellen:

http://www.bpminstitute.org/articles/article/article/what-is-scope.html

http://www.progress.com/docs/whitepapers/gated/savvion/understing_usage_patterns-wp.pdf

http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/oracle/article161/article161.html