Mitarbeiterführung - Der Projektleiter

Vor ein paar Wochen hatte ich mit einem Kollegen über Führungsstile innerhalb von Projekten gesprochen. Dabei empfahl er mir den „Minuten-Manager“ (Kenneth Blanchard & Spencer Johnson), den ich dann bald bestellte. Bei der Bestellung des Buches fiel mir noch ein weiteres Buch ein, das ich schon zu Studienzeiten lesen wollte, mir aber irgendwie immer wieder durchgerutscht war – „Wien wartet auf Dich“ von Tom de Marco und Timothy Lister.  An Tom de Marco kommt man auf der Suche nach Lektüre im Bereich Projektmanagement eigentlich nicht vorbei. Wer kennt nicht den „Termin“? Hierempfehle ich übrigens für alle Projektmanager auch „Bärentango“ („Risikomanagement ist Projektleitung für Erwachsene“).

Ist Mitarbeiterführung wirklich interessant – und was kann es bringen?

Insbesondere bei der Lektüre von „Wien wartet auf Dich“ musste ich immer wieder an meine eigene Vergangenheit denken, in der ich in vielen Projekten mit sehr unterschiedlichen Projektleitern gearbeitet hatte. Dabei stieß mir eine Reihe von Fragen auf.
Warum waren einige Projektleiter sehr erfolgreich und andere nicht? Warum übernahm ich in einigen Projekten viel Verantwortung und spürte dennoch wenig Druck? Warum war ich für manche Projektleiter gerne bereit Überstunden zu machen? Warum war ich in einigen Projekten hoch motiviert und arbeitete praktisch von allein?
Bei der Rückbesinnung auf frühere Projekte fallen mir immer zuerst die Personen ein, mit denen ich zusammengearbeitet habe. Diese scheinen wesentlich interessanter bzw. wichtiger zu sein als die eigentliche Arbeit oder Aufgabe.
Die weitergehendenFragen – die sich mir als Projektleiter jetzt stellen - sind natürlich, muss/sollte sich der Projektleiter überhaupt mit so etwas beschäftigen oder kann es ihm nicht egal sein? Was kann er damit gewinnen und was tun?

Der Projektleiter nimmt im Projekt eine zentrale Rolle ein. Er kann das Projekt nicht allein zum Erfolg führen, aber er kann (und sollte) die Rahmenbedingungen schaffen, um den Erfolg erreichen zu können. Damit meine ich jetzt weniger das Projekt über den Projektplan runter zu brechen und einzelnen Mitarbeitern die Aufgaben zuzuteilen, sondern die menschlichen Komponente. Wer bereits Erfahrungen als Team- oder Projektleiter sammeln konnte, wird festgestellt haben, dass die größtenStolpersteine bei unserer Arbeit nicht dietechnologischen sind, sondern soziologischer Natur.

Zwischenmenschliche Beziehungen insbesondere in Gruppen sind immer emotional geprägt und damit grundsätzlich subjektiv und schwer lösbar. Persönlich habe ich für jeden Verständnis, der das Thema versucht zu ignorieren und sich auf die „eigentliche Arbeit“ konzentriert (Planung, Controlling, Risikobetrachtung, Eskalation usw.). Aus eigener Erfahrung weiß ich aber, dass einen das Thema einholen wird…  

Projektleiter ist auch Vorbild

In der Rolle des Projektleiters gibt es einige Möglichkeiten Einfluss auf die Mitarbeiter, die Gruppe und die Stimmung zu nehmen – und damit auf das sogennante Teambuilding. Wir können versuchen das Projekt vor äußeren Einflüssen zu schützen, gezielt Druck weitergeben/aufzubauen oder zu filtern. Innerhalb des Projektes können wir den Kollegen Aufgaben und Themen zuweisen, die ihren Interessen und Stärken entsprechen oder aber Herausforderungen für sie darstellen.   
Viel wird immer über Teambuildingmaßnahmen gesprochen. Ein Team aber kann man nicht „bauen“, ein Team kann sich nur entwickeln. Als Projektleiter können wir dafür allenfalls Rahmenbedingungen schaffen. Hier eignet sich z.B. ein hoher Qualitätsanspruch als gemeinsames Ziel und Identifikationspunkt. Dies wird anfangs meist als lästig empfunden, ab einem gewissen Punkt schafft dies aber – wenn er durchgehend gehalten wird – eine große Identifikation.
Beim Teambuilding ist das Verhalten des Projektleiters der wichtigste Ansatz. Er sollte den Willen zum Projekterfolg vorleben und dabei die Menschen im Projekt mitnehmen. Die Geburtstage der Mitarbeiter sollten genauso wichtig sein wie konstruktive Feedbackgespräche oder der Projektplan. Der Projektleiter sollte regelmäßig Gelegenheiten suchen, sich zu zeigen, durch kleinere oder größere Vorträge oder kurze Ansprachen z.B. auch zur Verabschiedung von Mitarbeitern. Bei diesen Anlässen wird dargestellt, dass sich der Projektleiter mit den Kollegen beschäftigt und ihre Stärken – auch im menschlichen Bereich – wahrnimmt.
Auch sollte deutlich werden, warum die Leistung und/oder das Verhalten des Mitarbeiters geschätzt werden und warum dies so wichtig ist. Andersherum sollte auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, eine offene Rückmeldung an den Projektleiter zu geben.

Jeder Mensch ist individuell

Neben einer offenen Kommunikation und Kritikfähigkeit, halte ich Eigenverantwortlichkeit und Zuverlässigkeit für sehr wichtig. Daher gebe ich jedem neuen Mitarbeiter zunächst eine Aufgabe ohne klare Zeitvorgabe, aber mit einem klaren Ergebnis. Da sich der Kollege nebenbei noch im Projekt einfinden muss, habe ich meist einen Zeithorizont von zwei Wochen im Kopf. In dieser Zeit frage ich nur ganz allgemein nach Fortschritt und Problemen. Erwartungsgemäß sind die Ergebnisse der Mitarbeiter recht unterschiedlich.
Aufbauend auf den Resultaten verfahre ich bei jedem Mitarbeiter dann individuell – Tasks werden größer oder kleiner und werden ggf. an feste Zeitvorgaben gekoppelt. Jeder Mitarbeiter ist unterschiedlich und muss letztlich auch so behandelt werden.
Im Laufe des Projekts wird immer versucht die Eigenverantwortlichkeit stetig zu steigern. Eine Situation, in der der Projektleiter alles allein durchdenkt und jedem Mitarbeiter nur noch einzelne Tasks zur Abarbeitung übergibt, ist nicht sinnvoll. Die Mitarbeiter sind intelligent, also sollten sie auch so behandelt werden. Im Normalfall haben die Kollegen in ihren Bereichen deutlich mehr Knowhow als der Projektleiter – dies sollte genutzt werden. Darüber hinaus sollten die Kollegen gestärkt und dazu ermuntert werden, sich eigene Gedanken zu machen. Dazu ist eshilfreich regelmäßig die Meinungen der Kollegen einzuholen und sich auch ggf. fachliche/technische Detailsgenauer erklären zu lassen. Ein Projekt ist keine „One-Man-Show“, sondern eine Teamleistung, bei der die Arbeit und Kreativität eines jeden einzelnen entscheidend für den Gesamterfolg ist.

Das Ziel

Ein Klima zu schaffen, in dem alle mehr oder weniger gleichberechtigt und selbständig arbeiten sowie sich persönlich angenommen fühlen, ist nicht ganz einfach . Gelingen kann es meiner Meinung nach nur, wenn auch die disziplinarischen Hierarchien klar sind und der Projektleiter direkt oder indirekt Zugriff auf die Mitarbeiter hat. Dieser disziplinarische Rahmen ist nötig für die Balance im Miteinander. Bei allem Miteinander trägt letztlich nur einer die Verantwortung und entscheidet final – der Projektleiter.

Der Lohn

Der Aufwand für die zwischenmenschlichen Belange im Projekt ist nicht zu unterschätzen. Aber diesen Aufwand auf sich zu nehmen lohnt sich! Wer ein Projektteam hat, das motiviert und selbständig arbeitet und dabei auch über den Tellerrand der eigenen Aufgaben hinausblickt, nimmt dem Projektleiter viel Arbeit ab und wird eine deutlich höhere Qualität im Projekt erreichen. Die höhere Zufriedenheit wird sich an weiteren Stellen auszahlen, z.B. bei etwaiger Wochenendarbeit oder Überstunden, deren Notwendigkeit deutlich eher akzeptiert wird. Schaffen wir es, gemeinsame Ziele im Projekt zu definieren, z.B. Qualität, wird sich das Team selbst daran messen und ggf. noch höhere Ansprüche stellen als der Projektleiter selbst.