Effektives und effizientes Selbstmanagement, Teil 1 Grundlagen

Wer kennt sie nicht diese Situation: Man sitzt in einem Restaurant, hat dem Kellner seine Bestellung klar und deutlich mitgeteilt – Ein Bier, einen gemischten Salat und danach eine Pizza Salami. Die Kollegen hatten ebenso bestellt. Der Kellner geht, und die Bestellung wird wie gewünscht ausgeliefert – oder?  Das wird nur klappen, wenn wir es mit einem robust organisierten Betrieb(sprozess) zu tun haben, in dem jeder Mitarbeiter in der Wertschöpfungskette seine Arbeitsaufgaben zuverlässig erledigt. Notiert z.B. der Kellner nicht alles präzise, wird die Küche etwas anderes ausliefern, als der Kunde gewünscht hat. Und wenn das häufiger passiert, verliert der Kellner seinen Job.

Das ist ein Beispiel aus der Gastronomie. In Branchen wie der unsrigen, in denen Wissensarbeiter tätig sind, verhält es sich nicht anders. Zwar sind unsere Arbeitsschritte und Aufgabenbereiche komplexer und weniger klar umrissenals im obigen Beispiel. Die Erwartungshaltung der bestellenden Kollegen / Kunden gegenüber dem Wissensarbeiter entspricht jedoch der oben genannten. Man erwartet, dass der Auftrag ausgeführt wird – in Time, in Scope, in Quality und in Budget – egal wie klein oder groß er ist.

Nun ist das Problem, dass wir im täglichen Arbeits- und Privatleben nicht nur eine sondern sehr viele „Bestellungen“, d.h. Aufgaben haben. Sie prasseln täglich -gefühlt unendlich- häufig auf uns ein: E-Mails, SMS, Voicemails, Chats, Anrufe, Meetings, Statusprotokolle, usw., usw. Und so stehen wir – täglich – vor der Herausforderung, das alles zu verwalten und priorisiert abzuarbeiten. Doch vielen von uns – und das ist tatsächlich verblüffend – fehlt ein klares Konzept, wie damit umzugehen ist.  
Die umfangreiche Literatur zum Thema Selbstmanagement bietet grundsätzlich zwei Ansätze, wie das Problem angegangen werden kann: „Top down“ oder „Bottom up“.

Bekanntester Vertreter des erstgenannten Ansatzes ist Steven Covey. Er entwickelte das Konzept der Uhr und des Kompasses [Covey, S., First Things First, London 1994]. Der Kompass steht für die großen Ziele, die individuelle Himmelsrichtung nach der sich der einzelne ausrichten möchte. Ist diese bestimmt gilt es, alle (täglichen) Arbeiten daran auszurichten, durch entsprechend sinnvolle Planung und Priorisierung:

Abb.1: Top Down Planung auf basierend auf Steven Covey - Quelle: © it-economics GmbH

Auch Lothar Seiwert vertritt den Top Down Ansatz in ähnlicher Form. Er schlägt in seinem Buch „Wenn Du es eilig hast, gehe langsam“ auch konkrete Schritte zur Umsetzung vor:

Abb.2: Top Down Planung auf basierend auf Lothar Seiwert - Quelle: © it-economics GmbH

So logisch und schlüssig diese Konzept erscheinen, so schwierig ist (zumindest für mich persönlich) die Operationalisierung. In einer Welt, in der kaum vorhersagbar ist, was die nächsten 3-5 Jahre passieren wird, konnte ich zwar mein persönliches Leitbild erarbeiten. Aber auf dieses hinzuarbeiten, indem ich Jahresziele und Wochenplanungen erstelle, erschien mir schwierig. Täglich änderten sich Aufgaben und Prioritäten und die wirkliche Herausforderung für mich war, diese sauber zu managen. Also schaute ich mich nach anderen Konzepten um.

In David Allens „Getting Things Done (GTD)“ fand ich einen Ansatz, der sich (zunächst) um das Management der täglichen Herausforderung kümmert. All das Zeug, das einem im Kopf herumschwirrt, soll geordnet abgearbeitet werden können. Er entwirft ein robustes System, in dem nichts mehr verloren gehen kann. Denn: Wenn man nicht all des Zeugs Herr wird, braucht / kann man sich auch keine Gedanken über die großen Ziele machen. Man hat den Kopf einfach nicht frei dafür.

Abb.3: Alles Zeug raus aus dem Kopf und rein in den Eingangskorb

Ist erst mal alles im Eingangskorb erfasst, geht es darum, diesen abzuarbeiten. Das Konzept ist aktionsorientiert. Das bedeutet, man soll sich fragen, was als nächstes genau zu tun ist. Kann man mit der E-Mail, dem Brief, Zettel, etc. nichts tun, dann wandert es entweder in den Müll oder in eine Wiedervorlage oder beim Referenzmaterial.
Kann etwas getan werden und sind mehrere Schritte nötig, um das ToDo zu erledigen, wird ein Projekt dafür angelegt. Ist es nur ein Schritt, und dauert dieser weniger als 2 Minuten (nur dann!), wird das ToDo sofort erledigt. Ein Tipp: Man sollte die Zeit stoppen. Es ist überraschend, wie sehr man sich hier verschätzt! Dauert die Erledigung mehr als 2 Minuten, dann ist zu prüfen, ob man es delegieren kann. Nach dem Übertragen der Aufgabe, landet das ToDo in einem Ordner „Warten auf“.
Muss man es selbst erledigen, so packt man das ToDo entweder in den Terminkalender (wenn es zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss) oder man legt es in einen Ordner „nächste Schritte (so bald als möglich).

Und so arbeitet man sich für jedes ToDo durch den Eingangskorb:

Quelle: Wikipedia

Im Ergebnis hat man nun alles kategorisiert und in Ordner verteilt. David Allen schlägt diverse Gruppierungsmöglichkeiten vor, aus denen man sich eine geeignete aussuchen kann.

All diese Organisationsarbeit bringt allerdings nichts, wenn man das System nicht am Leben hält. Man muss sich also – wie beim Zähneputzen – dazu zwingen, das alles regelmäßig durchzusehen und aktuell zu halten. Und das war für mich die Achillesferse des Konzepts. Man hat es nämlich schnell mit mehr als 10-20 Listen zu tun (vgl. Punkt 3 „Organisieren“ – „Grundkategorien“):

Quelle: Wikipedia

„Zeug“ kann in elektronischer Form und in papierhafter Form vorliegen. Entsprechend sind die verschiedenen Listen und Kategorien auch nicht auf Papier bzw. E-Mails beschränkt. So multiplizieren sich die Aufwände zum Durchsehen entsprechend. Das System lähmt dann eher, und ich hatte das Gefühl, dass ich mehr Zeit mit Kategorisieren und Durchsehen verbrachte, als mit dem Abarbeiten der Aufgaben.
Und so entwarf ich mein eigenes System, über das ich im nächsten Blog berichten werde…