Vendor Selection Process

Die Auswahl des richtigen Anbieters eines bestimmten Produkts wird in einem immer komplexer werdenden Markt zunehmend schwieriger. Glaubt man den diversen Anbietern, bieten ihre Produkte dem Kunden alle technischen Möglichkeiten und erfüllen alle nur erdenklichen Anforderungen. Zudem sind sie in der Regel robust, bieten eine innovative Architektur und sind natürlich absolut sicher. Wenn die Produkte aber bezüglich Funktionsumfang, Qualität und Stabilität alles bieten, bleibt als Differenzierungsmöglichkeit nur der Preis – oder?

Natürlich nicht! Man muss sich allerdings die Zeit nehmen, die Produkte eingehend zu prüfen und die Angaben des Anbieters kritisch zu hinterfragen. Das ist nicht immer ganz einfach und nicht ohne einen gewissen Zeitaufwand möglich…

Ausgehend von meinen Erfahrungen bei der Auswahl eines Gerätecontrollers für die Steuerung von automatisierten Kassentresoren und Druckern im Schalter/Kasse-Bereich von Banken, möchte ich den Auswahlprozess einmal eingehend betrachten. Dieses Beispiel eignet sich ganz gut, da es sich hierbei um keinen Massenmarkt handelt und wir bei der Betrachtung mit nicht allzu vielen Anbietern konfrontiert sind.

Ziel unserer Voruntersuchung war der Nachweis, dass die Schalter-/Kasse-Anwendung der Bank im WAN betreibbar ist. Als zentrales Element unserer Lösungsarchitektur kristallisierte sich der Gerätetreiber der Bank heraus, über den die verschiedenen Gerätetypen angesprochen werden. Über dieses Gerät müssen nicht nur alle aktuellen und zukünftigen Geräte angesprochen werden, sondern diese auch ausfallsicher, störungsfrei und zugriffssicher betrieben werden können.

Wie finden wir nun das zu uns passende Produkt?

1.Schritt: von der Evaluierung der Anforderungen zur Longlist

Der wichtigste Schritt und das Fundament der Untersuchung besteht zunächst darin, die eigenen Anforderungen aufzuschreiben und entsprechend zu gewichten. Dies bringt Übersichtlichkeit und Struktur in die eigenen Gedanken und schützt davor, sich bei der späteren Entscheidung von Gefühlen leiten zu lassen. Zudem macht es den gesamten Entscheidungsprozess auch für Außenstehende transparent

Die Anforderungen und deren Gewichtung sollten bereichsübergreifend stattfinden. Die Sichtweise eines Support-Mitarbeiters weicht unter Umständen gravierend von der eines Kollegen der IT-Sicherheit ab.

In unserem Fall bildeten wir mit Kollegen aus den Bereichen Betrieb, IT-Sicherheit und Anwendungsentwicklung ein Team. Die erarbeiteten Kriterien hatten nicht nur differenzierte Gewichtungen, sondern beinhalteten auch klare Ausschlusskriterien.

Mit dieser abgestimmten Liste hatten wir nun den Grundstock für eine klare Produktentscheidung gelegt. Was wir jetzt noch brauchten, war eine Aufstellung (möglichst) aller Hersteller und eine erste Bewertung auf Grundlage der Herstellerbeschreibung. Bei der Betrachtung des Marktes stellten wir fest, dass es sich – wie schon eingangs erwähnt – um keinen Massenmarkt handelt und es somit allenfalls eine Handvoll Anbieter geben würde.

2.Schritt: von der Longlist zur Shortlist

Bei einer breiteren Angebotspalette als in unserem Fall, z.B. bei CMS-Produkten, wird man bei dem Versuch, alle Anbieter auf Grundlage der eigenen Kriterien zu bewerten, schnell feststellen, dass es im Grunde zu viele Anbieter gibt. Der Zeitaufwand würde einfach zu groß werden. Es ist daher völlig legitim, bereits hier eine Vorauswahl für die Longlist zu treffen, z.B. nach Kriterien wie Bekanntheit des Produktes oder Produkt-Feedback von Kollegen.

Diese Longlist mit Produkten und Kriterien ist jetzt systematisch abzuarbeiten. Hierzu sollten Sie alle Möglichkeiten nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen, z.B. Herstellerangaben (Request for Information), Internetrecherche, Feedback von Kollegen, Besuch von Messen usw.

Ziel ist es, die Liste so weit zu reduzieren, dass man die Möglichkeit hat, bei den verbliebenen Produkten in die Tiefe zu gehen.

Sollte Ihnen dies nicht im ersten Versuch gelingen, gehen Sie ruhig noch einmal zu Schritt 1 zurück und überprüfen Sie Ihre Kriterien. Denn manchmal ändern sich die Meinungen zu den Gewichtungen auch im Laufe des Prozesses…. Es ist sehr wichtig, dass alle Einstufungen und Entscheidungen immer gut dokumentiert sind, damit sie später noch nachvollziehbar sind. Nur eine einzige Note einzutragen, wirft später meist mehr Fragen auf als Antworten zu geben und beraubt Sie der Möglichkeit, diese noch zu ändern oder zu ergänzen.

In unserem Fall hatten wir es in diesem Punkt denkbar einfach – es gab nur zwei Produkte und beide schienen zu passen.

3.Schritt: Produkttests und Workshops mit dem Hersteller

Ihre Liste sollte mittlerweile übersichtlicher sein, und Sie haben vermutlich auch schon ein grundsätzliches Gefühl für die Produkte. Eine Entscheidung werden Sie aber sicher auch jetzt noch nicht treffen können

Den Herstellerangaben in deren Infoblättern kann man zwar vertrauen, muss man aber nicht… Und eine nachhaltige Entscheidung sollte auch nicht allein von Herstellerversprechen abhängig gemacht werden.

Daher wird man nicht umhin kommen, sich das Produkt live anzuschauen, zu testen und die Herstellerangaben bewusst in Frage zu stellen.

In unserem Fall hatten wir die beiden Anbieter zunächst jeweils zu einem ganztägigen Workshop eingeladen. Ziel war es, sowohl den Hersteller persönlich kennen zu lernen als auch dem Produkt inhaltlich näherzukommen. Hierfür wurden die Hersteller gebeten, uns entsprechende Testsysteme vor Ort zur Verfügung zu stellen.

Spätestens in den Workshops sollte die Frage nach Referenzkunden und Ansprechpartner kommen. Ein Produkt, das am Markt erfolgreich ist, wird hier sicher glänzen können. Ist der Hersteller eher zurückhaltend mit Auskünften, sollte nachgebohrt werden. Ein Besuch beim Referenzkunden ist auf jeden Fall anzustreben.

Die Workshops bilden meines Erachtens die Grundlage für eine erfolgreiche Produktauswahl, sie schaffen eine Kommunikationsplattform und geben auch dem Hersteller die Möglichkeit, die Anforderung des Kunden besser zu verstehen und darauf einzugehen. Sie werden aber auch hier feststellen, dass Fragezeichen bleiben werden. In unserem Fall war uns z.B. die Anbindung der Drucker nicht ausreichend geklärt – Versprechen und Zusagen der Hersteller sind zwar schön, hinterlassen bei einer Untersuchung aber immer auch ein Fragezeichen. Daher sind wir dazu übergegangen, das Produkt mit kleinen selbst gebauten Prototypen zu testen. Hierdurch erreicht man eine Konkretisierung, die einem einen deutlich tieferen Einblick in das Produkt ermöglicht.

Am Schluss der Workshops sollte neben der fachlichen und technischen Bewertung immer auch eine grobe Kostenplanung stehen

Folgende Ergebnisse lagen uns am Ende dieses Schritts vor:

  • Testergebnisse der Produkte
  • implementierte Prototypen
  • persönlicher Eindruck vom Hersteller
  • Referenzkunden
  • Einschätzung der Hersteller-API
  • Preisindikation

4.Schritt: Entscheidung

Nachdem alle Fragen mit den Herstellern geklärt sind, muss eine Produktentscheidung gefällt werden. Auch hier sollte die Basis der Entscheidung die Anforderungsliste sein. Gehen Sie alle Anforderungen und Gewichtungen noch einmal kritisch durch.

In unserem Fall lagen die beiden Produkte recht nahe beieinander, beide Produkte hatten Stärken und Schwächen. Für uns war es positiv, dass wir die Entscheidung nicht selbst zu treffen hatten, sondern die Ergebnisse mit einer Empfehlung zu präsentieren hatten. Dadurch standen wir vor der Aufgabe, die Ergebnisse gegenüber einem Dritten verteidigen und auch kritischen Fragen standhalten zu müssen. Diese Situation sollte man zumindest im Hinterkopf haben.

Ob die Entscheidung sich nun im Nachhinein als gut oder schlecht erweist, wird sich eventuell erst im Laufe der Zeit zeigen, aber mit der Erstellung einer umfangreichen Anbieterauswahl können Sie viele Probleme bereits im Vorfeld eliminieren und spätere Risiken besser managen. Für ein Risiko, das Sie kennen, können Sie entweder entsprechende Maßnahmen definieren oder das Risiko bewusst eingehen. Beides ist deutlich besser als von einem plötzlich eintretenden Risiko überrascht zu werden

Eine Anbieterauswahl ist deutlich komplexer und aufwändiger als es im ersten Moment den Anschein hat. Für zahlreiche Produkte gibt es bereits eine große Anbieterpalette mit vergleichbarem Funktionsumfang und Niveau, so dass eine Auswahl z.B. auf Basis von Herstellerangaben nicht mehr ohne Weiteres möglich ist. Wer die eigenen Anforderungen falsch oder nur ungenau gewichtet und die Produkte am Markt nicht im Detail prüft, muss damit rechnen, dass am Ende des Auswahlprozesses nicht das optimale Produkt steht.

Die Folgekosten dürften in diesem Fall deutlich höher sein als der Aufwand für eine solide Anbieterauswahl.