Kanban in der Wartung

Das Jahr neigt sich dem Ende zu. Die Weihnachtsfesttage haben begonnen und viele freuen sich auf besinnliche Stunden mit der Familie. Insbesondere für Entwicklungsteams eine Zeit, in der die Möglichkeit besteht, zur Ruhe zu kommen und die vielen Aufgaben zu vergessen. Der tägliche Terminstress, kommt im nächsten Jahr bestimmt wieder.
Doch das muss nicht sein und ich möchte diesen Blog nutzen, einen Entwicklungsansatz vorzustellen, der überlasteten Teams die Ruhe und damit auch eine erhöhte Teamleistungsfähigkeit zurückbringen kann.

Kanban – Warum noch ein Agiler Ansatz?

In einem Wartungs-/Entwicklungsprojekt kommt man oft an einen Punkt, an dem sich die ursprünglichen Aufgaben verändern und mehr Verantwortung auf das Team zukommt, als man zu Beginn erwarten konnte. Speziell in Wartungsteams, können neben dem Tagesgeschäft auch weitere Themengebiete dazukommen.

In meinem aktuellen Projekt, stehen wir vor einer solchen Herausforderung:

  • Es gibt mehrere Produktbestandteile die in der Wartung betreut werden
  • Probleme im Systemumfeld führen zu Analyseaufwand, obwohl die Fehlerbehebung von einem anderen Team geleistet wird
  • Für alle Bestandteile gibt es in regelmäßigen Abständen Erweiterungswünsche
  • Es wurde eine komplette Neuentwicklung übernommen, die bis zur produktiven Einführung begleitet wurde, jetzt steht die Übernahme der Wartungsaufgabe an


All diese Aufgaben müssen durch das Team parallel bearbeitet werden und es muss immer die Möglichkeit bestehen, besonders kritische Probleme sofort bearbeiten zu können. Jedes Teammitglied arbeitet also an vielen Dingen gleichzeitig, ohne dass nach außen eine Transparenz bestand, welche Themen da sind.

Um dies transparenter, sowohl für das Team als auch für Außenstehende zu gestalten, überdachten wir unser Vorgehensmodell und stießen mit Kanban auf eine Methodik, die uns am Besten für das breit gefächerte Aufgabengebiet geeignet erschien.
Methoden, die spontane Änderungen ausschließen und eine komplette Umstellung der etablierten Vorgehensweisen erfordern, kamen für uns nicht in Frage. Insbesondere, da in einem Kundenprojekt der Kunde den Takt und die Randparameter vorgibt. In einem solchen Umfeld muss man sich in einen großen Prozess einfügen und gleichzeitig für das eigene Team den effektivsten Weg wählen.

Kanban – Ein paar Hintergrundinformationen

Der Begriff Kanban (Kan ban = japanisch für Signalkarte) wird oft zusammen mit dem Kaizen Prozess (Prozess der kontinuierlichen Verbesserung) und der Lean Production bzw. Development („Verschlankungsprozess“) betrachtet, da Kanban insbesondere den Kaizen Prozess in einem Unternehmen fördern kann. Das Ziel ist, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich selber zu verbessern und gleichzeitig die Zeit, die eine Aufgabe zur Bearbeitung benötigt, zu verringern.

Dabei setzt Kanban auf die etablierten Prozesse in einem Team auf, ohne Änderungen an diesen zu erzwingen. Zentrales Mittel ist die Visualisierung der Arbeitsabläufe, das es ermöglicht, Engpässe zu erkennen, damit diese genauer analysiert werden können. Diese Visualisierung kann elektronisch geschehen, verbreiteter ist jedoch die Verwendung eines sogenannten „Kanban Boards“, auf dem der Durchlauf einer Aufgabe durch das System vom einem Startpunkt bis zu einem definierten Endpunkt erfolgt.
In unserem Fall, nimmt dieses Board zwei große Whitebordwände ein und visualisiert unsere einzelnen Arbeitsschritte:

 

 

Abbildung 1: Kanban Board

Die Einführung des Boards war für uns der erste Schritt und für uns auch die größte sicht- und spürbare Änderung. Gerade da Kanban keine Änderungen erzwingt, war die Akzeptanz im Team von Beginn an sehr hoch. Schnell bestätigte sich das, was wir bislang nur vermutet haben: Ein Engpass in der Analyse- und der Testphase.

Wir entschieden uns dafür, Kanban sanft einzuführen, d.h. wir nutzen nicht alle Methoden und Maßnahmen die Kanban für den Kaizenprozess zur Verfügung stellt. Da wir zuerst ein besseres Verständnis für die Auslastung eines jeden Teammitglieds erhalten wollten, verzichteten wir z.B. auf die Limitierung der Aufgabenkarten pro Arbeitsschritt.
Wie sich jedoch schnell zeigte, beschränkt sich der Nutzen von Kanban dann sehr schnell auf die Visualisierung. Eine echte Verbesserung der Arbeitsauslastung der Teammitglieder kann sich so noch nicht einstellen. Aus diesem Grund werden wir jetzt in weiteren Schritten die Möglichkeiten von Kanban weiter ausschöpfen.
 

Kanban – Mittel und Wege zum Kaizen Prozess

Gerade die Limitierung der Auslastung pro Arbeitsschritt ist ein wichtiger Steuerungshebel, um jedem Teammitglied eine bessere Fokussierung auf die aktuelle Aufgabe zu ermöglichen. Durch dieses Limit, auch Work In Progress (WIP) Limit genannt, wird sichergestellt, dass jeder nur so viele Aufgaben bearbeitet, wir er auch wirklich mit einer hohen Qualität erledigen kann.

 

Abbildung 2: Kanban Board mit WIP Limits

Ist eine Aufgabe erledigt, steht sie dem nächsten Arbeitsschritt zur Verfügung und wenn sie in diesen verschoben wurde, kann eine neue Aufgabe begonnen werden. Damit entsteht ein sogenanntes „Pull-System“. In diesem, hat jeder Arbeitsschritt einen vorgelagerten Puffer, aus dem er sich bedienen kann. Das ist immer dann zulässig, wenn der WIP die Möglichkeit dazu bietet. Dieser Puffer kann ein Puffer im klassischen Sinne sein (z.B. am Startpunkt), oder ebenein vorgelagerter Arbeitsschritt.

Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung der Abläufe, ist die Einführung von Serviceklassen. Damit ermöglicht es Kanban, bei einzelnen Aufgaben eine Priorisierung vorzunehmen. Damit war es uns möglich,  die Abarbeitung von Prio1 Tickets vorzusehen, obwohl ein WIP Limit dieses verhindert hätte.

Kanban – Die Lösung?

Zusammenfassend kann man Kanban die Fähigkeit bescheinigen, dass es sich gut auf bestehende Prozesse abbilden lässt. Es erzwingt keine Anpassung, einen echten Gewinn bringt es jedoch erst, wenn man wirklich die (wenigen) „Regeln“ befolgt. Bei deren Einführung gibt Kanban keine Geschwindigkeit vor, sondern ermöglicht eine Eingewöhnungsphase, in der man sich langsam an die für das eigene Team passende Variation heranarbeitet.

In dem Wartungsprojekt, in dem ich gerade arbeite, ist Kanban für die Transparenz unserer Aufgaben sehr hilfreich. Wir haben uns dafür entschieden Kanban erst einmal auszuprobieren und gerade am Anfang hat das Kanban-Board einige Änderungen erfahren. Jetzt steht die Einführung eines WIP Limits an, ein Schritt den wir bislang noch nicht durchgeführt haben. Damit kommen dann auch die Serviceklassen und es wird spannend sein, die Auswirkungen zu beobachten.