Jira Align – Scaling Agile to the Enterprise

Atlassian hatte dieses Jahr vom 9. – 12. September zur Atlassian Open eingeladen, einer Veranstaltungsreihe, auf der die neuesten Ergebnisse und besten Ideen der Hauptkonferenz, dem Atlassian Summit 2019, vorgestellt werden. Neben intensiven Gesprächen mit der Atlassian Community und den bekannten, legendären Partys gab es auch viele interessante Vorträge zu verschiedenen aktuellen Themen, von denen wir in zwei Blog Posts jeweils ein Thema vorstellen. Das Thema dieses Blog Posts gibt einen Einblick in den Ansatz von Atlassian, agile Methoden in großen Unternehmen zu skalieren und zeigt, wie dieser Ansatz mit Jira Align effektiv unterstützt werden kann.

5 Geheimnisse zur Freisetzung des strategischen Wertes von Agilität und wie Jira Align dabei helfen kann

Sobald Unternehmen sich entscheiden agile Methoden wie Scrum nicht nur auf Teamebene einzuführen, sondern versuchen, die Kraft der Agilität im gesamten Unternehmen zu nutzen, ändern sich die Fähigkeiten, Prozesse und Werkzeuge, die für ein erfolgreiches Wachstum erforderlich sind. Neue Stakeholder auf Produkt-, Programm-, Portfolio- und Führungsebene werden eng mit der zu erledigenden Arbeit verknüpft; neue Frameworks werden eingeführt, um einen Systemansatz in Hunderten von Teams zu unterstützen; und neue Tools sind erforderlich, um die Transparenz, Anpassung und Kollaboration zu unterstützen, die für eine Vielzahl von Portfolios erforderlich ist. Scott Blacker, Head of Solutions Engineering bei Atlassian, teilte 5 Geheimnisse, die einige der weltweit größten Unternehmen einsetzen, um schwierige Aspekte der Skalierung von Agilität zu bewältigen:

1. Teams are optimized for local execution. System optimization is much harder

Selbstorganisation ist ein fundamentaler Grundsatz von Agilität und es ist wichtig, dass Teams auf ihre eigene Weise handeln dürfen, wenn sie es für richtig halten. Diese lokale Autonomie sollte nie untergraben werden. Sobald aber mehrere Teams zusammenarbeiten und Teams von Teams sich auf ein gemeinsames Ziel abstimmen müssen, wird es notwendig, dass jedes Team und jede Ebene der Organisation einer gemeinsamen Mission zustimmen und ihre Arbeit danach ausrichten diese zu erfüllen.

2. Know when to hold’em… …know when to fold’em

Im Prozess der agilen Transformation muss oft entschieden werden, ob ein konsistenter, unternehmensweiter Ansatz etabliert werden soll (hold’em), oder die Teams selbst entscheiden sollen, welcher Ansatz für sie der richtige ist (fold’em).

Ein Beispiel: Versetzen Sie sich in die Lage das agile Kompetenz-Center eines Unternehmens mit 10.000 Ingenieuren zu leiten. Sie versuchen neue Prozesse zu implementieren, um die agile Transformation des Unternehmens voranzutreiben. Ihre Agile-Coaches, Developer, Release-Train-Engineers und Product-Manager sind zu Ihnen gekommen, geben Ihnen einige Empfehlungen und Sie müssen sich entscheiden: Ihr Unternehmen nutzt Jira. Die Stories in Jira bilden Epics und Epics wiederum Initiatives, welche mit ‘Portfolio for Jira’ verwaltet werden. Sie vollziehen eine SAFe Transformation, wobei mehrere Stories ein Feature bilden und mehrere Features eine Epic. Soll eine unternehmensweite Semantik eingeführt werden oder sollen Teams ihre Semantik selbst wählen dürfen? Hold’em wäre hier die richtige Entscheidung, da es ansonsten zu großer Verwirrung auf der Führungsebene kommen würde.

3. Your top-down transformation is going to fail… …and so is your bottoms-up

Die top-down (command and control) Transformation wird oft von Widerstand im Team begleitet. Teams haben das Gefühl, dass Ihnen zusätzliche Arbeit auferlegt wird (Warum muss ich diese extra Felder ausfüllen? Warum tue ich das?) und ihnen fehlt die notwendige Überzeugung. Die bottom-up (grass roots) Transformation wird oft von Kontrollverlust, eingeschränkter Transparenz und der Frage “Warum machen wir diese Investition?” begleitet. Ein guter Ansatz ist es deshalb, die Transformation von oben und von unten gleichzeitig zu starten und gemeinsame Probleme zu lösen. Ein gemeinsames Problem ist beispielsweise Abhängigkeiten zwischen Teams sichtbar zu machen, sodass auf Lead-Ebene Bottlenecks schneller identifiziert werden und auf der Developer-Ebene die Abhängigkeiten reduziert werden können. Hier unterstützt Jira Align mit einem Dependency-Wheel:

4. Many teams do not actually want to scale

Viele Teams in großen Organisationen haben die Befürchtung, dass sie, sobald sie in einer Kette von Teams verknüpft sind, nur noch mit der Umsetzung von Änderungsanfragen beschäftigt sind und nicht mehr das machen können, was sie eigentlich wollen. Ein guter Ansatz ist es hier, den Teams nicht nur beizubringen, wie man agil arbeitet, sondern auch eine Vision zu etablieren und die Teams bei der Ausführung ihrer Aufgaben stets wissen zu lassen, wieso das Erledigen der Aufgabe wichtig ist. Dadurch haben z.B. Entwickler nicht mehr nur das Gefühl zu Programmieren, sondern fühlen sich als Teil von etwas Größerem und die Art und Weise der Konversation im Unternehmen ändert sich:

CEO: “Hey Maria. An was arbeitest du gerade?”
Maria: “Hey. Ich aktualisiere diese Datenbanktabelle.”

CEO: “Hey Maria. An was arbeitest du gerade?”
Maria: “Hey. Ich helfe unsere Digital Mobile Strategie zu erreichen. Ich weiß, dass wir 3 neue Apps im Android Marketplace dieses Jahr veröffentlichen wollen. Das ist ein Schlüssel zu unserem Erfolg und ich arbeite an ein paar Datenbanktabellen, um eins dieser Dinge möglich zu machen.”
Jira Align unterstützt hier mit einem “Why”-Button. Zu jeder Aufgabe ist definiert, warum sie erledigt werden muss, und in einem Work Tree wird die Verbindung zur Epic, Initiative und Business Case aufgezeigt.

5. Knowledge must flow seamlessly to scale

Probleme, die oft in Unternehmen auftreten, sind: Abhängigkeiten, die via E-Mail verwaltet werden, Offline-Kommunikation, Verwendung von Spreadsheets und PowerPoint für RoadMaps, viele Add-Ons, die nicht mit anderen Systemen integriert sind. Um diese Probleme zu beseitigen bietet Atlassian ein ganzes Ökosystem als eine einheitliche Lösung für skalierte Agilität, die das Unternehmen in Echtzeit synchronisiert.

Fazit

Neue Wettbewerber und der kontinuierliche Wandel von Anforderungen fordern bestehende Unternehmen zur agilen/digitalen Transformation. Bei der Transformation in leistungsstarke, autonome Teams unterstützt Atlassian schon seit mehreren Jahren mit Produkten wie Jira Software und Confluence. Will man diese Transformation in großen Unternehmen skalieren, entstehen neue Herausforderungen, da Teams unterschiedlicher Ebenen auch oft unterschiedliche Technologien verwenden: Viele Teams arbeiten in Jira, Verantwortliche für mehrere Teams priorisieren Projekte in Spreadsheets und benutzen E-Mails um Abhängigkeiten zu verwalten und das Management erstellt Roadmaps in PowerPoint, was völlig von den Plattformen, auf denen Teams ihre Arbeit tatsächlich ausführen, abgekapselt ist. Hier kommt Jira Align ins Spiel. Es macht die gesamte Arbeit des Unternehmens in Echtzeit sichtbar und ermöglicht schnell einen unternehmensweiten Konsens über Roadmaps und Abhängigkeiten zwischen Teams und Portfolios zu finden.

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